論項(xiàng)目的采購管理
摘要
本文以我作為承建方的項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)實(shí)施的某大型數(shù)字化校園系統(tǒng)工程為例，探討了信息系統(tǒng)項(xiàng)目的采購管理在項(xiàng)目實(shí)施過程中的重要性。采購管理中采購規(guī)劃與實(shí)施有助于降低采購成本與改善合同質(zhì)量。本文分別論述了項(xiàng)目采購計劃的編制、項(xiàng)目采購的時機(jī)和方式，以及項(xiàng)目采購的外包管理等內(nèi)容。筆者科學(xué)地運(yùn)用了信息系統(tǒng)項(xiàng)目采購管理的一般知識及其指導(dǎo)方法，有效地制定了項(xiàng)目采購計劃并保障其順利實(shí)施，降低了項(xiàng)目的成本，順利地完成了項(xiàng)目。

正文
項(xiàng)目采購管理是從項(xiàng)目外采購所需產(chǎn)品和服務(wù)的過程。通過流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的采購管理和運(yùn)作，運(yùn)用高效合理活動，可以達(dá)到降低成本、增加公司利潤的作用。在采購時，通常需要滿足一些基本原則，用以確保采購行為合理性、合法性。這些原則主要包括：成本效益原則、質(zhì)量原則、進(jìn)度配合原則、公平競爭原則等。
2010年，為了實(shí)現(xiàn)幾個職業(yè)教育學(xué)院的集中辦學(xué)、節(jié)約教育資源、實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)、打造具有區(qū)域優(yōu)勢的職業(yè)教育園區(qū)。某市委托某城市投資公司建設(shè)某大型職業(yè)教育園區(qū)。總合同造價8000萬元人民幣。我公司中標(biāo)該園區(qū)的數(shù)字化校園系統(tǒng)工程的系統(tǒng)集成總包。數(shù)字化校園系統(tǒng)工程本著“總體規(guī)劃，分步實(shí)施”的原則，分期分步實(shí)施。一期的建設(shè)范圍包括：骨干管網(wǎng)建設(shè)、樓內(nèi)綜合布線、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺、基礎(chǔ)應(yīng)用服務(wù)器平臺、機(jī)房建設(shè)。作為系統(tǒng)集成的總包單位，本人擔(dān)任職教園數(shù)字化校園系統(tǒng)工程一期建設(shè)的項(xiàng)目經(jīng)理，全面負(fù)責(zé)該系統(tǒng)工程項(xiàng)目的總集成商方面的項(xiàng)目管理工作。由于數(shù)字化園區(qū)涉及到的分部分項(xiàng)工程內(nèi)容較廣，竣工日期要求得非常嚴(yán)格。所以，會涉及到的工程外包，同時要求設(shè)備采購的進(jìn)程必須滿足項(xiàng)目進(jìn)度的要求。
結(jié)合案例實(shí)際情況，本文主要圍繞如何科學(xué)的制定采購計劃，如何把握了采購的時機(jī)和方式、項(xiàng)目外包管理等進(jìn)行論述。可以說，項(xiàng)目采購計劃工作如果不能有效制定的話，勢必會造成工程施工進(jìn)度進(jìn)程中的進(jìn)度控制，造成整個工程實(shí)施的失敗；在采購過程中還需要把握好項(xiàng)目采購的時機(jī)與方式；另外采購管理工作中還需要采用正確的外包管理，有助于工程進(jìn)展的順利兌現(xiàn)。下面分別進(jìn)行論文述。
1、    項(xiàng)目采購管理的采購計劃編制
    業(yè)主單位要求我們必須在今年的5月1日之前完成職教園數(shù)字化校園系統(tǒng)工程一期的建設(shè)工作，這是一個硬性的指標(biāo)，并在合同中做出了明確的約定。合同一簽訂，關(guān)于設(shè)備采購的各種問題隨之而來，由于該系統(tǒng)工程的工期是固定的，而且時間相當(dāng)?shù)木o張；業(yè)主與我們簽訂的付款方式為除合同簽訂后預(yù)付款之外，其他的付款全部是支付相應(yīng)的進(jìn)度款。更為致命的是因?yàn)榻咏甑祝捎诠矩斄υ颍軌蛴糜谥Ц稊?shù)字化校園系統(tǒng)工程項(xiàng)目采購的資金不是太充足；大多數(shù)的目標(biāo)合作設(shè)備廠商的付款條件一般是款到付款；系統(tǒng)分包商一般要求必須支付合同預(yù)付款等等。
本人作為該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理要為整個工程的實(shí)施過程負(fù)責(zé)，面對項(xiàng)目采購面臨的種種困難，必須逐一克服。“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，項(xiàng)目采購計劃的制定便是第一要務(wù)。考慮到上述制約項(xiàng)目采購計劃的各種因素，制定該項(xiàng)目的項(xiàng)目采購計劃必須權(quán)衡諸如采購時間、采購方式、工程進(jìn)度、當(dāng)前價格、市場供求狀況等各種因素。由于，施工進(jìn)度計劃是必須嚴(yán)格執(zhí)行的，所以發(fā)生在施工進(jìn)度關(guān)鍵路徑上的采購工作必須按照時間嚴(yán)格執(zhí)行，即便是損失采購過程的某些局部利益；沒有發(fā)生在施工進(jìn)度計劃關(guān)鍵路徑上的項(xiàng)目采購工作，我們計劃采用各種技巧和策略與設(shè)備供應(yīng)商展開洽商，力圖最大限度地降低項(xiàng)目采購的成本。這樣項(xiàng)目采購便基本滿足了施工進(jìn)度的要求。
2、    策略的把握好項(xiàng)目采購的時機(jī)和方式
    如前文所述，為使項(xiàng)目采購工作不至于耽誤施工進(jìn)度的進(jìn)程。我們在進(jìn)行與項(xiàng)目施工進(jìn)度的關(guān)鍵路徑有關(guān)的設(shè)備采購的過程中，不得已的犧牲了某些成本利益，為了能夠彌補(bǔ)這些損失。我們就必須在進(jìn)行某些項(xiàng)目設(shè)備的采購過程中策略的把握好項(xiàng)目采購的時機(jī)與方式。
    有這樣的一個機(jī)會，我們在采購系統(tǒng)服務(wù)器的過程當(dāng)中，有著與我們多年合作經(jīng)歷的某設(shè)備代理商透露：近期，我們需要采購的服務(wù)器設(shè)備將會出現(xiàn)價格的調(diào)整，按我們現(xiàn)在的采購成本價計算，采購價格應(yīng)該會下降10%左右。于是，我們及時推遲了采購計劃中關(guān)于服務(wù)器采購的時間。此舉，為項(xiàng)目采購降低了整體成本；為能夠順利完成項(xiàng)目采購計劃打下了堅實(shí)的基礎(chǔ)。
3、    項(xiàng)目采購的外包管理
    外包是指企業(yè)利用外部的專業(yè)資源為已服務(wù)，從而優(yōu)化資源，降低成本、提高組織機(jī)能和效率，充分發(fā)揮自身核心競爭力的一種管理模式。外包的優(yōu)勢主要有：⑴、強(qiáng)化核心競爭力；⑵、增強(qiáng)組織分裂的價值；⑶、規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險；⑷、降低經(jīng)營成本。我們進(jìn)行軟件工程項(xiàng)目外包時，一定要根據(jù)這些動機(jī)類型，結(jié)合甲方丙方特點(diǎn)，理清目標(biāo)定位。基于軟件外包管理的復(fù)雜性，要確保軟件外包的主要目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，并能在組織級外包管理水平不斷提升，我們必須合理地設(shè)計與外包相關(guān)的組織結(jié)構(gòu)與角色工程界面。反思部分外包項(xiàng)目管理失控現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)企業(yè)在軟件項(xiàng)目外包管理方面職責(zé)不是很清晰，外包的策劃、承包商的選擇、監(jiān)理執(zhí)行等過程中怎么協(xié)同，目前主要取決與客戶經(jīng)理和高層意志，其他角色基本上缺位或虛位。 
    案例中還是考慮到施工進(jìn)度的要求和采購成本的制約，數(shù)字化校園的所有系統(tǒng)工程的實(shí)施全部由我們公司自行實(shí)施是不合適的。如綜合布線系統(tǒng)和機(jī)房工程中的機(jī)房裝修部分。這樣的工作，需要的大量的普工和各種工具，特別是工具，如果我們自行購置，施工完成后的折舊、保養(yǎng)等工作也會有不少的花費(fèi)。通過分析，類似這種工作，對于我們最好的施工方式便是施工外包。通過外包，我們既轉(zhuǎn)移了部分施工的風(fēng)險又節(jié)約了部分施工的成本。于是，我們決定將數(shù)字化校園系統(tǒng)工程中的骨干管網(wǎng)、綜合布線、和機(jī)房裝修工程的施工全部外包。
    有一家我們經(jīng)常合作的施工單位是我們的首選外包單位，但是考慮到數(shù)字化校園系統(tǒng)工程中的上述外包工程系統(tǒng)多、工作量大、工期緊等諸多原因，我們意識到，把所有外包工程全部包給一家施工單位風(fēng)險極大，為了化解這樣的一些風(fēng)險，我們最后還是決定將數(shù)字化校園系統(tǒng)工程中需要外包的施工分別承包給了3個施工單位。事實(shí)證明，由于我們在項(xiàng)目采購管理工作中采取了正確的外包管理，使的我們的工程進(jìn)展的比較順利。
該項(xiàng)目歷時7個多月，最終順利完成了當(dāng)初制定的目標(biāo)任務(wù)，我項(xiàng)目部也被業(yè)主單位評為優(yōu)秀項(xiàng)目部。能夠取得這樣的成績，很大程度上得益于良好得項(xiàng)目采購管理工作，合理的制定項(xiàng)目采購計劃；策略的把握采購的時機(jī)和方式；合理的管理采購?fù)獍际潜Ｕ享?xiàng)目采購工作正確實(shí)施的關(guān)鍵因素。本項(xiàng)目具有規(guī)模相對大、建設(shè)周期相對短的特征、建設(shè)能力不足等系統(tǒng)集成項(xiàng)目特征。針對此類項(xiàng)目，本項(xiàng)目科學(xué)地運(yùn)用了信息系統(tǒng)項(xiàng)目采購管理的一般知識及其指導(dǎo)方法，包括科學(xué)的制定采購計劃，如何把握了采購的時機(jī)和方式、項(xiàng)目外包管理。這種組合策略能夠有效地制定項(xiàng)目采購計劃并保障其順利實(shí)施，降低了項(xiàng)目的成本，順利地完成了項(xiàng)目。結(jié)合筆者經(jīng)驗(yàn)，對于此類項(xiàng)目建議今后仍需改進(jìn)一些問題，諸如：加強(qiáng)外包方優(yōu)選、組織好正式驗(yàn)收等工作。