1.描述涵蓋了其他項(xiàng)目管理知識領(lǐng)域和項(xiàng)目生命周期的項(xiàng)目集成管理的整體框架。2.解釋戰(zhàn)略計(jì)劃流程，并應(yīng)用不同的項(xiàng)目選擇方法。3.解釋制定項(xiàng)目章程對正式發(fā)起項(xiàng)目的重要性。4.描述項(xiàng)目管理計(jì)劃的制定，理解計(jì)劃的內(nèi)容，復(fù)習(xí)制定計(jì)劃的方法。5.解釋項(xiàng)目執(zhí)行、項(xiàng)目執(zhí)行和項(xiàng)目計(jì)劃的關(guān)系、成功輸出的相關(guān)因素，以及有助于項(xiàng)目執(zhí)行的技術(shù)和工具。6.描述監(jiān)控項(xiàng)目工作的過程。7.了解集成變更控制過程，了解如何計(jì)劃并管理IT項(xiàng)目的變更，開發(fā)并使用變更控制系統(tǒng)。8.解釋建立和遵循項(xiàng)目收尾程序的重要性。9.描述如何利用軟件做好項(xiàng)目集成管理。開篇案例 Nick Carson最近成為硅谷一家公司重要的生物科技項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理。該項(xiàng)目是未用于裝配和分析人體染色體的DNA測試儀器而開發(fā)硬件和軟件。生物科技項(xiàng)目是該公司最大的項(xiàng)目，并且在未來有著巨大的成大潛力和收益。不幸的是，在管理這個大項(xiàng)目時(shí)出現(xiàn)了很多問題。這個項(xiàng)目已經(jīng)進(jìn)行了3年，并且更換了3位不同的項(xiàng)目經(jīng)理。在管理層任命Nick Carson為項(xiàng)目經(jīng)理之前，他在這個項(xiàng)目中已經(jīng)是軟件開發(fā)方面的領(lǐng)導(dǎo)了。高管層要求他不惜一切代價(jià)要在4個月內(nèi)開發(fā)出第一個針對DNA測試儀器的軟件版本，并且在9個月內(nèi)開始投入生產(chǎn)。這時(shí)公司正與一家更大的公司談判雙方未來的并購事宜，這也影響到了高管層對完成這個項(xiàng)目的緊迫感。Nick精力高度充沛，也非常聰明，并且具有保證項(xiàng)目成功的技術(shù)背景。他研究了技術(shù)問題，并且發(fā)現(xiàn)了影響DNA測試儀器工作的一些重要缺陷。然而，對出任項(xiàng)目經(jīng)理這一新的角色，他也感到困難重重。雖然Nick和他的團(tuán)隊(duì)按時(shí)研制出了產(chǎn)品，但由于Nick沒有集中處理好項(xiàng)目的所有方面，高管層還是非常生氣。Nick并未給高管層提供項(xiàng)目的準(zhǔn)確進(jìn)度安排或其他詳細(xì)的計(jì)劃，只是承擔(dān)了軟件集成和解決糾紛的職責(zé)，所以并沒有扮演好項(xiàng)目經(jīng)理的角色。然而，Nick并不明白高管層的問題--他的確交付了產(chǎn)品，難道是高管層沒有意識到他的價(jià)值？4.1 什么是項(xiàng)目集成管理 項(xiàng)目集成管理( project integration management)涉及在整個項(xiàng)目的生命周期中協(xié)調(diào)所有其他項(xiàng)目管理的知識領(lǐng)域。這種集成確保r項(xiàng)目的所有因素能在正確的時(shí)間聚集在一起成功地完成項(xiàng)目。根據(jù)《項(xiàng)目管理知識體系指南》（第4版），項(xiàng)目集成管理包括6個主要過程。 (1)制定項(xiàng)目章程。它是指與項(xiàng)目利益相關(guān)者一起合作，制定正式批準(zhǔn)項(xiàng)目的文件--章程。 (2)創(chuàng)建初步的項(xiàng)目范同說明書。它是指通過與項(xiàng)目利益相關(guān)者的合作，尤其是與項(xiàng)目產(chǎn)品、服務(wù)或其他產(chǎn)出的用戶合作，開發(fā)出總體的范圍要求。這個過程的目的便是建立初步的項(xiàng)目范圍說明書。 (3)指導(dǎo)和管理項(xiàng)目實(shí)施。涉及通過實(shí)施項(xiàng)日管理計(jì)劃中的活動來執(zhí)行項(xiàng)目管理計(jì)劃。這個過程的產(chǎn)出是交付物、工作績效信息、變更請求、項(xiàng)目管理計(jì)劃及項(xiàng)目文件的更新。 (4)監(jiān)控項(xiàng)目工作。涉及監(jiān)督項(xiàng)目r作是否符合項(xiàng)目的績效目標(biāo)。這個過程的產(chǎn)出是懲治和預(yù)防措施建議、缺陷修復(fù)建議，以及變更請求。 (5)整體變更控制。涉及識別、評估和管理貫穿項(xiàng)目生命周期的變更。這個過程的產(chǎn)出包括變更請求狀態(tài)更新、項(xiàng)日管理計(jì)劃更新以及項(xiàng)目文件更新。 (6)項(xiàng)目或項(xiàng)目階段收尾。涉及完成所有的項(xiàng)目活動，以正式結(jié)束項(xiàng)目或項(xiàng)目階段。這個過程的產(chǎn)出包括最終產(chǎn)品、服務(wù)或者輸出的轉(zhuǎn)移，以及組織過程資產(chǎn)的更新。圖4-l總結(jié)了一個典型項(xiàng)目所具有的這些過程和目標(biāo)。 許多人認(rèn)為項(xiàng)目集成管理是整個項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。必須有人來協(xié)調(diào)一個項(xiàng)目所需的人員，以及所有的計(jì)劃和工作；必須有人集中精力管理項(xiàng)日的總體框架，并引導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成功地完成項(xiàng)目；當(dāng)項(xiàng)目的目標(biāo)或人員出現(xiàn)沖突時(shí)，必須有人做出最終的決策；必須有人和高管溝通主要的項(xiàng)目信息，這個人便是項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目經(jīng)理完成所有這些任務(wù)的首要方法，就是項(xiàng)目的集成管理。 良好的項(xiàng)目集成管理能使利益相關(guān)者滿意也是非常重要的。項(xiàng)目集成管理包括了界面管理。界面管理（nterface management）涉及明確和管理項(xiàng)目眾多元素相互作用的交界點(diǎn)。隨著項(xiàng)目參與人員的增加，交界點(diǎn)的數(shù)量可能會以指數(shù)增加。因此，項(xiàng)目經(jīng)理最重要的工作之一，便是建立和維護(hù)好組織內(nèi)部的溝通和關(guān)系。項(xiàng)目經(jīng)理必須和所有的項(xiàng)目利益相關(guān)者做好溝通，包括顧客、項(xiàng)目同隊(duì)、高管、其他項(xiàng)目經(jīng)理以及與本項(xiàng)目有競爭關(guān)系的項(xiàng)目等。 當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理沒有和項(xiàng)目利益相關(guān)者做好溝通時(shí)，會發(fā)生什么呢？在“開篇案例”中，Nick Carson好像忽略了DIA測試儀器項(xiàng)目的重要的利益相關(guān)者--高管。Nick和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的其他成員合作得非常愉快，但他并不熟悉項(xiàng)目經(jīng)理這一角色以及高管的需求。Nick繼續(xù)做軟件開發(fā)的老工作，并承擔(dān)了軟件集成這一新角色。他錯誤地認(rèn)為，項(xiàng)目集成管理就是軟件集成管理，并且將注意力集中在軟件的技術(shù)問題E。他完全沒有意識到，項(xiàng)目集成管理是通過優(yōu)秀的溝通和關(guān)系管理，來整合一個項(xiàng)目中所有人員的丁作。項(xiàng)目管理既是應(yīng)用知識、技能、T具和技術(shù)來滿足項(xiàng)目的要求，同時(shí)也要滿足，甚至超出利益相關(guān)者的需求和期望。Nick沒有花費(fèi)時(shí)間了解高管讓他擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理的期望，他自認(rèn)為在預(yù)算之內(nèi)按時(shí)完成項(xiàng)目就能讓高管十分滿意。確實(shí)，高管應(yīng)該將期望表達(dá)得更加清晰，但慚Nick更應(yīng)該具有從他們那里獲得指導(dǎo)的主動性。 除了不了解項(xiàng)目集成管理，Nick也沒有進(jìn)行歷史性的思考或系統(tǒng)思考（見第2章）。他探查了項(xiàng)目的技術(shù)細(xì)節(jié)，但并沒有停下來思考一下項(xiàng)目經(jīng)理意味著什么，這個項(xiàng)目和組織內(nèi)部的其他項(xiàng)目是如何關(guān)聯(lián)的，以及高層領(lǐng)導(dǎo)對他以及他所領(lǐng)導(dǎo)的團(tuán)隊(duì)有何期望。 項(xiàng)目集成管理是在整個組織的背景下進(jìn)行的，而不僅僅發(fā)生在一個特殊項(xiàng)目的內(nèi)部。項(xiàng)目經(jīng)理必須將項(xiàng)目的工作和組織的運(yùn)營整合起來。在“開篇案例”中，Nick的公司正在與一家更大的公司商談潛在的并購事宜。因此，高管需要知道，當(dāng)DNA測試儀器準(zhǔn)備好后，這個產(chǎn)品的市場會有多大，以及他們是否有足夠的內(nèi)部員T在未來繼續(xù)管理和與之類似的項(xiàng)目。他們想看到項(xiàng)目管理的計(jì)劃和進(jìn)度安排，以幫助他們監(jiān)控項(xiàng)目的進(jìn)展，并向潛在的買家展示正在發(fā)生的事情。當(dāng)總經(jīng)理試圖與Nick討滄這些問題時(shí)，Nick總是很快轉(zhuǎn)向?qū)?xiàng)目技術(shù)細(xì)節(jié)的討論。即使Nick非常聰明，他在從業(yè)務(wù)視角考慮公司如何經(jīng)營方面并沒有經(jīng)驗(yàn)或真正的興趣。但項(xiàng)目經(jīng)理必須總是在組織需求不斷變化的背景下來鍘整他們的項(xiàng)目，并且針對高管的要求能夠及時(shí)做出反應(yīng)。同樣地，高管電必須讓項(xiàng)目經(jīng)理了解可能影響他們項(xiàng)目的一些事件，并努力使這些發(fā)展與整個組織保持一致。錯在哪里 空客A380超大型噴氣式飛機(jī)項(xiàng)目原定于2006年10月交貨，但實(shí)際落后了2年，使空客總公司面臨在未來4年高達(dá)61億美元的損失。為什么呢該項(xiàng)目遇到了嚴(yán)峻的集成管理問題，集成化崩潰--今年年初，當(dāng)數(shù)百英里長的用于客艙接線的纖維束從德國工廠交付到法國的裝配線時(shí)，工人們發(fā)現(xiàn)纖維束，或稱導(dǎo)線，并不適合這個型號的飛機(jī)。當(dāng)工人們設(shè)法將導(dǎo)線分開并重新將它們芽過機(jī)身時(shí)，裝配變得很慢，甚至都停下來了?，F(xiàn)在空客必須重新開始設(shè)計(jì)接線系統(tǒng)?！? 這種缺乏集成的現(xiàn)象是怎么發(fā)生的呢？在2000年底，當(dāng)空客開始A380的項(xiàng)目時(shí)，它宣布將完成向一家聯(lián)合公司轉(zhuǎn)變的過程。自1970年成立以來，空客是一家在好幾個國家經(jīng)營航空航天業(yè)務(wù)的分散財(cái)團(tuán)，包括法國、德國、英國和西班牙。公司想將所有的業(yè)務(wù)緊密整合在一起。不幸的是，集成化說起來容易，做起來卻相當(dāng)困難，以此引起的重大問題便是A380項(xiàng)目。例如，國盧茲裝配廠使用了最新的被稱為CATIA的設(shè)計(jì)軟件工具，但在漢堡工廠的設(shè)計(jì)中心卻使用了更早的版夯，那是一個發(fā)布于20世紀(jì)80年代的完全不同的系統(tǒng)。結(jié)果，設(shè)計(jì)說明書無法在兩個系統(tǒng)之間順暢流通?？湛偷目偨?jīng)理應(yīng)該要求所有的部門優(yōu)先使用最新的軟件，但他沒有那么做，所以在這個項(xiàng)目中釀成了如此大的損失。 遵從管理項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)過程可以協(xié)助預(yù)防新的和有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理都會遇到的一些典型問題，包括與利益相關(guān)者的溝通和管理好利益相關(guān)者。盡管如此，在組織開始項(xiàng)目之前，他們應(yīng)該通過一些正式的流程來決定選擇什么樣的項(xiàng)目。4.2戰(zhàn)略計(jì)劃和項(xiàng)目選擇 成功的領(lǐng)導(dǎo)者會通過了解組織的發(fā)展藍(lán)圖或戰(zhàn)略計(jì)劃來確定什么樣的項(xiàng)目會為組織帶來最多的價(jià)值。有些人可能爭辯說，項(xiàng)目經(jīng)理不應(yīng)該在戰(zhàn)略計(jì)劃和項(xiàng)目選擇階段就介入進(jìn)來，因?yàn)檫@類商業(yè)決策應(yīng)該由高層管理者負(fù)責(zé)。但對于成功的組織而言，項(xiàng)目經(jīng)理其實(shí)在項(xiàng)目選擇過程中有著很可貴的洞察力。4.2.1戰(zhàn)略計(jì)劃 戰(zhàn)略計(jì)劃(strategic planning)包括通過分析組織的優(yōu)勢和劣勢，研究在商業(yè)環(huán)境中的機(jī)會和威脅，預(yù)測未來的趨勢，以及預(yù)測對新產(chǎn)品和服務(wù)的需求來確定艮期的目標(biāo)。戰(zhàn)略計(jì)劃為組織識別和選擇有潛力的項(xiàng)目提供重要信息。 許多人對用于戰(zhàn)略計(jì)劃的SWOT分析(SWOT analysis)非常熟悉，即優(yōu)勢、劣勢、機(jī)會和威脅。例如，一個由4人組成的團(tuán)隊(duì)，準(zhǔn)備在電影業(yè)開始一項(xiàng)新的業(yè)務(wù)。他們采用SWOT分析幫助識別有潛力的項(xiàng)目，分析結(jié)果如下： 優(yōu)勢： -作為有經(jīng)驗(yàn)的從業(yè)者，我們在電影行業(yè)有著廣泛的人脈。 -團(tuán)隊(duì)中有兩人擅長銷售及人際交往。 -團(tuán)隊(duì)中有兩人擅長技術(shù)且熟悉一些電影制作的軟件工具。 -我們成功地完成了一些令人印象深刻的項(xiàng)目。 劣勢： -我們沒有會計(jì)／財(cái)務(wù)經(jīng)驗(yàn)。 -我們對產(chǎn)品和服務(wù)沒有清晰的市場戰(zhàn)略。 -我們在新項(xiàng)目上缺乏資金。 -我們沒有公司網(wǎng)站，而且缺少運(yùn)營方面的技術(shù)應(yīng)用。 機(jī)會： -目前有一位客戶提到一個大型項(xiàng)目，希望我們競標(biāo)。 -電影業(yè)持續(xù)發(fā)展。 -今年有兩個重大會議，可以借此機(jī)會推廣我們的公司。 威脅： -其他個人和公司也可提供同類服務(wù)。 -客戶可能傾向于和從業(yè)時(shí)間更長的個人或組織合作。 -電影業(yè)存在高風(fēng)險(xiǎn)。 通過SWOT分析，4名創(chuàng)業(yè)者列出有潛力的項(xiàng)目如下： -請一位外部會計(jì)師或公司協(xié)助業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)。 -雇用人員開發(fā)公司網(wǎng)站，集中展示我們的經(jīng)驗(yàn)及曾做過的項(xiàng)目。 -制定營銷計(jì)劃。 -制定一個有力的方案，從而獲得前面提到的大型項(xiàng)目。 -為今年的兩個重大會議制定公司推廣計(jì)劃。 有些人喜歡用心智圖法進(jìn)行SWOT分析。心智圖法(mind mapping)是一種結(jié)構(gòu)分解的技術(shù)，通過從一種核心理念發(fā)散出來的方式將想法和概念結(jié)構(gòu)化。 人的大腦不是以線條的方式工作的，很多觀點(diǎn)或概念之間通常沒有關(guān)聯(lián)性。與列清單相比，心智圖法更加可視化，可以促使你產(chǎn)生更多的想法。制定心智圖的方法有：手繪、使用易事貼，演示軟件（如微軟的PPT），或應(yīng)用心智圖軟件。 圖4-2給出了應(yīng)用心智圖法表示前面提到的SWOT分析的例子。這個圖表是用Mindjet開發(fā)的MindManger軟件制作的（你可以登錄www．mindjet. com下載這一軟件的試用版，或者登錄www．freemind. sourceforge．net下載一個類似的名為FreeMind的免費(fèi)工具）。注意，該圖包括4個主要分支，分別為優(yōu)勢、劣勢、機(jī)會和威脅。為了便于識別，我們給每個主分支加了圖標(biāo)，比如大拇指向上表示優(yōu)勢，大拇指向下表示劣勢。每個主分支后面添加了對應(yīng)類別的想法。你也可以添加次分支，以顯示每個類別的內(nèi)容。例如，在第一個分支--優(yōu)勢--的下方，你可以添加次分支，列舉最重要的聯(lián)系人。這張心智圖包括與各類別相關(guān)的項(xiàng)目觀點(diǎn)，且用文本標(biāo)志來識別項(xiàng)目名稱。從該圖中，你會發(fā)現(xiàn)，優(yōu)勢和威脅部分并未提出項(xiàng)目對策，所以需要進(jìn)一步討論。 4.2.2識別有潛力的項(xiàng)目 項(xiàng)目管理的第一步是決定要做什么項(xiàng)目，因此項(xiàng)目發(fā)起包括識別有潛力的項(xiàng)目，用可行的方法選擇需要做哪些項(xiàng)目，然后制定項(xiàng)目章程正式啟動項(xiàng)目。 除了使用SWOT分析，組織還遵循項(xiàng)目選擇的詳細(xì)步驟。圖4-3顯示了一個選擇IT項(xiàng)目的計(jì)劃過程的4個階段?？匆幌略撃Ｐ偷膶蛹壗Y(jié)構(gòu)以及各個階段的輸出，你會發(fā)現(xiàn)，這個過程的第一步開始于層級結(jié)構(gòu)的最上面，即將IT戰(zhàn)略計(jì)劃與組織的整體戰(zhàn)略計(jì)劃結(jié)合起來。項(xiàng)目經(jīng)理來自IT部門的外部，對于協(xié)助IT計(jì)劃過程非常重要，他們可以幫助IT人員了解組織的戰(zhàn)略并識別能夠支持這些戰(zhàn)略的業(yè)務(wù)領(lǐng)域。 在明確了戰(zhàn)略目標(biāo)以后，選擇IT項(xiàng)目計(jì)劃過程的下一個步驟是實(shí)施某一業(yè)務(wù)領(lǐng)域的分析工作。這個分析囊括了那些對于實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)非常重要的業(yè)務(wù)過程，并幫助確定哪些業(yè)務(wù)過程能從信息技術(shù)中獲利最多。第三步是開始定義有潛力的IT項(xiàng)目，它們的范圍、價(jià)值和限制條件。選擇IT項(xiàng)目計(jì)劃過程的最后一步是選擇要做的項(xiàng)目，并為這些項(xiàng)目配置資源。4.2.3將信息技術(shù)和公司戰(zhàn)略相結(jié)合 一直以來，將信息技術(shù)和公司戰(zhàn)略結(jié)合起來考慮是很多技術(shù)總監(jiān)關(guān)心的問題。在技術(shù)的可能性和限制性方面培訓(xùn)直線職能經(jīng)理非常困難，同樣，讓IT專業(yè)人員與不斷變化的商業(yè)需求保持同步也是非常同難的。很多組織面臨著成百上千的改善問題和機(jī)會。所以，組織的戰(zhàn)略計(jì)劃應(yīng)該指導(dǎo)著IT項(xiàng)目的選擇過程。回顧第2章的“最佳實(shí)踐”，它突出地展示了IT治理在確保IT支持公司實(shí)現(xiàn)目標(biāo)方面的重要作用。IT治理有助于組織投資收益的最大化，并有助于應(yīng)對與IT相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)會。 組織必須創(chuàng)建一種使用信息技術(shù)的戰(zhàn)略，以確定信息技術(shù)如何支持組織的目標(biāo)。這個IT戰(zhàn)略必須與組織的戰(zhàn)略計(jì)劃和戰(zhàn)略相結(jié)合。實(shí)際上，研究顯示，組織投資IT項(xiàng)目的第一個原因是支持公司的公開目標(biāo)。其他投資IT項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)，排在前面的還包括支持公司的隱含目標(biāo)和提供財(cái)務(wù)上的支持，如艮好的內(nèi)部收益率(IRR)或凈現(xiàn)值(NPV)。下面還會講到更多的財(cái)政標(biāo)準(zhǔn)。 信息系統(tǒng)常常是公司戰(zhàn)略的核心。曾提出競爭優(yōu)勢的戰(zhàn)略價(jià)值概念的學(xué)者邁克爾-波特，針對戰(zhàn)略計(jì)劃和競爭寫了很多書和文章。他和許多專家一樣都強(qiáng)調(diào)了使用信息技術(shù)支持戰(zhàn)略計(jì)劃、提供競爭優(yōu)勢的重要性。很多信息系統(tǒng)被歸類為“戰(zhàn)略”，原因就是它們直接支持著公司的核心戰(zhàn)略。例如，信息系統(tǒng)可以支持一家組織成為一家低成本生產(chǎn)商的競爭戰(zhàn)略。作為美國最大的零售商之一，沃爾瑪?shù)拇尕浛刂葡到y(tǒng)便是這些系統(tǒng)中的一個典型例子。信息系統(tǒng)可以協(xié)助組織提供專業(yè)化的產(chǎn)品和服務(wù)，以將自己和行業(yè)中的競爭對手區(qū)分開。想到聯(lián)邦快遞公司引進(jìn)網(wǎng)上包裹跟蹤系統(tǒng)這一經(jīng)典案例。聯(lián)邦快遞作為第一家提供這種類型服務(wù)的公司，便是通過這樣的方式獲得了競爭優(yōu)勢。信息系統(tǒng)電可以支持針對某一特殊市場的聚焦戰(zhàn)略或占領(lǐng)一個具體領(lǐng)域的利基戰(zhàn)略。Owens-Corning開發(fā)了一個戰(zhàn)略信息系統(tǒng)，為客戶評估建筑設(shè)計(jì)的節(jié)能狀況，使得家庭隔熱產(chǎn)品的銷售額出現(xiàn)了激增。最佳實(shí)踐 很多組織依靠有效的新產(chǎn)品開發(fā)(NPD)來加快增長速度和提高利潤率。根據(jù)McMaster大學(xué)和加拿大安大略新產(chǎn)品開發(fā)研究所Robert Cooper的研究，7個新產(chǎn)品概念中往往僅有1個是成熟的概念。為什么像寶潔、強(qiáng)生、惠普以及索尼這樣的公司能夠在新產(chǎn)品開發(fā)上持續(xù)取得成功呢？那是由于它們基于最佳實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)采用了經(jīng)過嚴(yán)格規(guī)范的、系統(tǒng)的新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目方法。新產(chǎn)品開發(fā)成功的4個重要驅(qū)動力量如下： -公司的產(chǎn)品創(chuàng)新和技術(shù)戰(zhàn)略。 -資源投入充足，并且集中于正確的項(xiàng)目，或穩(wěn)定的項(xiàng)目組合管理。 -一個有效的、靈活的和流程化的，將創(chuàng)意落實(shí)的過程。 -正確的創(chuàng)新氛圍和文化，真正的跨職能團(tuán)隊(duì)和高級管理者對新產(chǎn)品開發(fā)的投入。 Cooper比較了那些進(jìn)行新產(chǎn)品開發(fā)最佳的公司和最差的公司。例如，進(jìn)行新產(chǎn)品開發(fā)最佳的公司中有65. 5%將項(xiàng)目和公司戰(zhàn)略很好地結(jié)合了起來。然而，新產(chǎn)品開發(fā)最差的公司中僅有46%將項(xiàng)目和公司戰(zhàn)略結(jié)合起來。這65. 5%的新產(chǎn)品開發(fā)的最佳公司依據(jù)公司的戰(zhàn)略來安排資源分配，但是最差的公司中僅有8%是這樣做的。對于一家公司來說，宣稱自己的項(xiàng)目與公司戰(zhàn)略是有機(jī)結(jié)合起來的，這是很容易的。但是基于公司戰(zhàn)略來分配資源是可測量的行為，并應(yīng)能產(chǎn)生結(jié)果。 進(jìn)行新產(chǎn)品開發(fā)最佳的公司在確認(rèn)新產(chǎn)品創(chuàng)意時(shí)，也會關(guān)注客戶導(dǎo)向。其中有69%的公司根據(jù)客戶的信息來確定客戶的需求和問題，但執(zhí)行最差的公司中僅有15%。并且，80%的最佳公司有很明確的新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目經(jīng)理，而最差的公司中這一比例僅僅達(dá)到50%。3這些最佳實(shí)踐適用于所有的項(xiàng)目：將項(xiàng)目和資源與公司戰(zhàn)略相結(jié)合起來；在識別有潛力的項(xiàng)目時(shí)，關(guān)注客戶需求；合理安排項(xiàng)目經(jīng)理來負(fù)責(zé)項(xiàng)目。4 2.4選擇項(xiàng)目的方法 組織將識別眾多有潛力的項(xiàng)目作為戰(zhàn)略計(jì)劃過程的一部分，并且依賴有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理來協(xié)助做出項(xiàng)目選擇上的決策。盡管如此，組織仍需要縮小有潛力的項(xiàng)目名單，一直到只剩下那些最有利潤的項(xiàng)目。項(xiàng)目選擇并不是確切的科學(xué)，但它是項(xiàng)目管理一個必要組成部分。目前有很多方法可用來從可能的項(xiàng)目中進(jìn)行項(xiàng)目選擇，但有5個常用的技術(shù)，它們分別是： -聚焦于廣泛的組織需求； -將IT項(xiàng)目分類； -進(jìn)行凈現(xiàn)值或其他財(cái)務(wù)分析； -使用加權(quán)打分模型； -使用平衡計(jì)分卡方法。 在實(shí)踐中，組織通常使用這些方法的組合來選擇項(xiàng)目。每種方法都有優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，并且由管理層根據(jù)本組織的特殊性來決定選擇項(xiàng)目的最佳方法。 1.聚焦于廣泛的組織需求 高層管理者在決定何時(shí)、在何種水平上實(shí)施某個項(xiàng)目時(shí)，必須聚焦于廣泛的組織需求。代表了廣泛的組織需求的項(xiàng)目才更有可能成功，因?yàn)樗鼈儗τ诮M織來說是相當(dāng)重要的。例如，一個廣泛的組織需求可能是改進(jìn)安全措施、增加士氣、提供更好的溝通或提高顧客服務(wù)水平。然而，對眾多與這些廣泛的組織需求有關(guān)的IT項(xiàng)目進(jìn)行強(qiáng)有力的判斷往往非常困難。例如，估計(jì)這些項(xiàng)目的財(cái)務(wù)價(jià)值通常是不可能的，但大家都會認(rèn)為它們有很高的價(jià)值。正如俗話所說的：“粗略地測量金子總比精確地?cái)?shù)著硬幣好。” 一種根據(jù)廣泛的組織需求來選擇項(xiàng)目的方法是，首先確定它們是否符合3個重要的標(biāo)準(zhǔn)：需求、資金和意愿。在組織中，人們需要實(shí)施這個項(xiàng)目嗎？組織有決心和能力提供充足的資金來執(zhí)行項(xiàng)目嗎？有沒有很強(qiáng)的決心來保證項(xiàng)日的成功？例如，許多有遠(yuǎn)見的CEO能描述改進(jìn)組織某些方面的廣泛需求，例如溝通問題。即使無法具體地描述如何來加強(qiáng)溝通，但他們能夠?yàn)闈M足這個需求的項(xiàng)目提供資金。當(dāng)項(xiàng)目執(zhí)行的時(shí)候，組織必須重新評估每個項(xiàng)目的需求、資金和意愿，以決定這個項(xiàng)目是應(yīng)該繼續(xù)下去，還是需要重新定義，甚至終止。 2.將IT項(xiàng)目分類 另一個選擇項(xiàng)目的方法是依據(jù)多種分類進(jìn)行決策，例如，項(xiàng)目的動機(jī)、項(xiàng)目的時(shí)間范圍以及項(xiàng)目的一般優(yōu)先權(quán)。項(xiàng)目的動機(jī)一般是對問題、機(jī)遇或指令的反應(yīng)。 -問題( probIems)是人們不期望出現(xiàn)的那些造成組織無法實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的情況。這些問題可以是當(dāng)前的，也可以是潛在的。例如，由于系統(tǒng)已經(jīng)達(dá)到了它的容量，造成信息系統(tǒng)的用戶可能在登錄系統(tǒng)或及時(shí)獲得信息上遇到一些麻煩。作為回應(yīng)，公司可能會建立一個項(xiàng)目，通過添加更多的接入線路或使用更快的處理器、更大的內(nèi)存和存儲容量等升級硬件的方法來升級現(xiàn)有的系統(tǒng)。 -機(jī)遇(opportunities)是改進(jìn)組織的機(jī)會。例如，在“開篇案例”中描述的是關(guān)于開發(fā)一個新產(chǎn)品的項(xiàng)目，便使整個公司生存或消亡的案例。 -指令( directives)是管理層、政府或其他一些外在的影響力施加給組織的新要求。例如，很多關(guān)于醫(yī)療技術(shù)的項(xiàng)目必須符合政府的嚴(yán)格要求。組織可以依據(jù)其中任何一個原因而選擇項(xiàng)目。對于那些針對問題和指令的項(xiàng)目，會非常容易獲得批準(zhǔn)和資金。因?yàn)榻M織必須對這類的項(xiàng)目做出反應(yīng)，以避免它們給公司帶來損失。很多問題和指令必須立即加以應(yīng)對，但是項(xiàng)目經(jīng)理必須運(yùn)用系統(tǒng)的思考方式，來找到通過IT項(xiàng)目改進(jìn)組織的機(jī)會。 另一種對IT項(xiàng)目的分類依據(jù)的是，完成一個項(xiàng)目所需要的時(shí)間以及項(xiàng)目必須完成的時(shí)間。例如，有些潛在項(xiàng)目必須在一個特定的時(shí)間段內(nèi)完成。如果到這一規(guī)定的日期還沒有完成，那它們便不再是有效的項(xiàng)目了。有些項(xiàng)目可以在很短的時(shí)間內(nèi)，如幾星期、幾天，甚至幾分鐘內(nèi)完成。許多組織都有一個終端用戶支持部門來處理非常小的項(xiàng)目，并且很快地完成這些項(xiàng)目。即使許多IT項(xiàng)目可以很快完成，適當(dāng)優(yōu)先考慮它們也是很重要的。 許多組織根據(jù)當(dāng)前的經(jīng)營環(huán)境，分別給予不同的IT項(xiàng)目高度、中度或低度的優(yōu)先權(quán)。例如，如果快速減少運(yùn)營成本非常關(guān)鍵，那些有最大潛力的項(xiàng)目將會被給予較高的優(yōu)先權(quán)。即使那些具有中度或低度優(yōu)先權(quán)的項(xiàng)目可以在很短的時(shí)間內(nèi)完成，組織也總是優(yōu)先完成高級別優(yōu)先權(quán)的項(xiàng)目。通常在同一時(shí)間，組織會面臨很多很有潛力的IT項(xiàng)目，因此首先確定最重要的項(xiàng)目是非常重要的。 3.進(jìn)行凈現(xiàn)值分析、投資回報(bào)分析和回收期分析 考慮財(cái)務(wù)經(jīng)常是項(xiàng)目選擇過程中的一個重要方面，尤其是在經(jīng)濟(jì)困難的時(shí)期。正如學(xué)者Den-nis Cohen和Roben Graham所說的：“項(xiàng)目從來都不會自己結(jié)束。從財(cái)務(wù)的角度來講，它們永遠(yuǎn)是達(dá)到一種目的的手段，這個目的就是獲取現(xiàn)金?！痹陧?xiàng)目開始之前，許多組織都需要準(zhǔn)備一份要得到批準(zhǔn)的商業(yè)論證，而財(cái)務(wù)計(jì)劃正是這個商業(yè)論證的重要組成部分（參見第3章的商業(yè)論證樣本）。決定項(xiàng)目的預(yù)計(jì)財(cái)務(wù)價(jià)值的3個最基本的方法是凈現(xiàn)值分析、投資回報(bào)分析和回收期分析。由于需要經(jīng)常與企業(yè)業(yè)務(wù)主管打交道，所以項(xiàng)目經(jīng)理必須了解他們的工作語言，而這些語言經(jīng)常歸結(jié)為一些重要的財(cái)務(wù)概念。 4.凈現(xiàn)值分析 每個人都知道今天賺的l美元比5年后賺的1美元更有價(jià)值。凈現(xiàn)值分析( net present value analysis)是計(jì)算項(xiàng)目所產(chǎn)生的現(xiàn)金凈流量，以資金成本為貼現(xiàn)率折現(xiàn)后與原始投資額現(xiàn)值的差額。如果財(cái)務(wù)價(jià)值作為選擇項(xiàng)目的一個關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)，那么組織應(yīng)該只考慮那些能產(chǎn)生正凈現(xiàn)值的項(xiàng)目。這是因?yàn)檎膬衄F(xiàn)值意味著項(xiàng)目帶來的回報(bào)超過了資本成本（cost of capital），即把資金投資在別處可獲得的回報(bào)。如果其他因素都相同，具有更高凈現(xiàn)值的項(xiàng)目相對于更低凈現(xiàn)值的項(xiàng)目更會受到偏愛。 圖4-4用兩個不同的項(xiàng)目為例說明了這個概念。這個例子從第1年開始折現(xiàn)，并且使用10%的折現(xiàn)率。你可以使用Microsoft Excel中的NPV函數(shù)來迅速計(jì)算凈現(xiàn)值，計(jì)算的詳細(xì)步驟在后面會加以介紹。圖4-4首先列出預(yù)計(jì)的收益，然后再列出成本，再列出現(xiàn)金流(cash flow)?，F(xiàn)金流總額即收益減去成本，或收入減去支出。圖4-4中提供的兩個項(xiàng)目的現(xiàn)金流總額都是5 000美元。盡管如此，由于要考慮貨幣的時(shí)間價(jià)值，它們的凈現(xiàn)值并不相同。在第1年，項(xiàng)目1有5 000美元的負(fù)現(xiàn)金流，而項(xiàng)目2僅有l(wèi) 000美元的負(fù)現(xiàn)金流。雖然兩個項(xiàng)目在沒有折現(xiàn)的情況下有著相同的現(xiàn)金流總額，但這些現(xiàn)金流在財(cái)務(wù)上并不具備可比性。項(xiàng)目2的3 201美元凈現(xiàn)值比項(xiàng)目1的2 316美元的凈現(xiàn)值更好。因此，凈現(xiàn)值分析是一種適用于對跨越多個年份的項(xiàng)目比較現(xiàn)金流的方法。 在計(jì)算NPV時(shí)，需要考慮很多因素。有些組織將項(xiàng)目成本的投資年作為第O年，而不是第1年，并且對第O年的成本并不折現(xiàn)。另一些組織會根據(jù)他們的財(cái)務(wù)規(guī)則立即開始折現(xiàn)；這是一個組織的偏好問題。組織內(nèi)部的財(cái)務(wù)專家會告訴你使用什么折現(xiàn)率。有人將項(xiàng)目融資的利率視為折現(xiàn)率。你也可以將成本輸入為負(fù)數(shù)，而不是正數(shù)；也可以先將成本列出，再列出收益。例如，圖4-5顯示了在第3章介紹的企業(yè)內(nèi)部項(xiàng)目管理網(wǎng)站項(xiàng)目中，JWD咨詢提供的財(cái)務(wù)計(jì)算。它的折現(xiàn)率是8%，成本沒有馬上折現(xiàn)（第0年），折現(xiàn)因子保留兩位小數(shù)，先列出成本，并將成本作為正數(shù)輸入。凈現(xiàn)值和其他數(shù)據(jù)的計(jì)算結(jié)果仍然相同，僅僅格式有所不同。項(xiàng)目經(jīng)理必須確保與所在組織一起審查核對，找到并遵守組織關(guān)于什么時(shí)候開始折現(xiàn)、使用什么折現(xiàn)率以及偏好哪種格式的說明或指南。 凈現(xiàn)值可通過以下步驟來計(jì)算： (1)確定項(xiàng)目周期、生產(chǎn)的產(chǎn)品以及預(yù)計(jì)的成本和收益。例如，JWD咨詢公司假設(shè)項(xiàng)目將會在大約6個月的時(shí)候設(shè)計(jì)好一個系統(tǒng)，并在未來3年內(nèi)得到使用。所以在開發(fā)系統(tǒng)的第0年只包括成本，而在第1-3年則包括持續(xù)的系統(tǒng)成本和預(yù)計(jì)收益。 (2)確定折現(xiàn)率。折現(xiàn)率(discount rate)是用來將未來現(xiàn)金流折現(xiàn)的利率，也稱為資本率(capitalization rate)或資本機(jī)會成本(opportunity cost of capital)。在圖4—4中，折現(xiàn)率是每年10%；而在圖4-5中，折現(xiàn)率是每年8%。 (3)計(jì)算凈現(xiàn)值。計(jì)算凈現(xiàn)值的方法有很多種。多數(shù)電子制表軟件都有計(jì)算凈現(xiàn)值的內(nèi)部函數(shù)。例如，圖4-4顯示了Microsoft Excel使用的公式：=npv（折現(xiàn)率，現(xiàn)金流的范圍），其中折現(xiàn)率在單元格Bl，項(xiàng)目l的現(xiàn)金流的范圍在單元格B6 -單元格F6這5個單元格內(nèi)（可參見第7章了解關(guān)于現(xiàn)金流和其他與成本相關(guān)的要素）。要使用NPV函數(shù)，必須在工作表中有一行顯示每年的現(xiàn)金流（或用一列來顯示每年的現(xiàn)金流），其中每年的現(xiàn)金流是每年的收益減去當(dāng)年的成本。公式的結(jié)果是項(xiàng)目1的凈現(xiàn)值為2 316美元，項(xiàng)目2的凈現(xiàn)值為3 201美元。既然兩個項(xiàng)目都有正的凈現(xiàn)值，那它們都是很好的候選項(xiàng)目。盡管如此，由于項(xiàng)目2比項(xiàng)目1的凈現(xiàn)值高出38%之多，項(xiàng)目2必然成為兩者之間更好的選擇。如果二者的凈現(xiàn)值數(shù)字十分接近，則需要使用其他的方法來決定選擇什么項(xiàng)目。 計(jì)算凈現(xiàn)值的數(shù)學(xué)公式為 式中，t表示現(xiàn)金流的年份；n表示現(xiàn)金流的最后一年；A表示每年的現(xiàn)金流；r表示折現(xiàn)率。如果無法在電子制表軟件中輸入數(shù)據(jù)，你可以使用一個簡單的計(jì)算器來計(jì)算。首先，確定每年的折現(xiàn)因子( discount factor)，根據(jù)折現(xiàn)率和年份計(jì)算出每年的乘數(shù)，然后再應(yīng)用在每年的成本和收益上。折現(xiàn)因子的公式是1/(1+r)t，其中，r表示折現(xiàn)率，如8%；t代表第幾年。例如，圖4—5中計(jì)算出來的折現(xiàn)凼子如下： 確定了每年的折現(xiàn)因子后，只需將每年的成本和收益與相對應(yīng)的折現(xiàn)因子相乘即可。例如，在圖4-5中，第1年的折現(xiàn)成本是40 000美元×0.93= 37 200美元。然后將每年的折現(xiàn)成本和折現(xiàn)收益求總，計(jì)算出折現(xiàn)成本總額和折現(xiàn)收益總額。圖4—5中的折現(xiàn)成本總額是243 200美元。用折現(xiàn)收益總額減去折現(xiàn)成本總額來計(jì)算凈現(xiàn)值。在本例中，凈現(xiàn)值是516 000美元- 243 200美元= 272 800美元。 5.投資回報(bào) 另一項(xiàng)重要的財(cái)務(wù)考慮因素便是投資回報(bào)。投資回報(bào)( return on investment，ROI)是項(xiàng)目的收益減去成本后，再除以成本的結(jié)果。例如，如果你今天投資了100美元，并且它明年的價(jià)值為110美元，此時(shí)投資回報(bào)是（110美元100美元）/100美元或0 10(10q0)。投資同報(bào)總是以百分比的形式出現(xiàn)，它可以是正值，也可以是負(fù)值。計(jì)算投資回報(bào)時(shí)，最好考慮多年項(xiàng)目的折現(xiàn)成本和收益。圖4—5中的投資回報(bào)為112%。計(jì)算過程如下： 投資日報(bào)=（折現(xiàn)收益總額一折現(xiàn)成本總額）/折現(xiàn)成本總額 投資回報(bào)=（516 000美元- 243 200美元）/243 200美元=112% 投資回報(bào)當(dāng)然是越高越好。112%的投資回報(bào)是非常卓越的。許多組織對于項(xiàng)目都有必要回報(bào)率(required rate of return)的要求。必要回報(bào)率是最低可接受的投資回報(bào)率。例如，組織對于項(xiàng)目提出至少要達(dá)到10%的必要回報(bào)率，而這個數(shù)字是組織根據(jù)在相同風(fēng)險(xiǎn)下投資在別處期望獲得的回報(bào)來確定的。你還可以通過找出導(dǎo)致項(xiàng)目凈現(xiàn)值為O的投資回報(bào)率來確定內(nèi)部收益率(in-ternal rate of return，IRR)。你也可以使用Excel中的Goal Seek函數(shù)（可使用Excel的幫助功能獲得更多關(guān)于Goal Seek函數(shù)的信息）來快速地確定內(nèi)部投資收益率數(shù)值，方法是將含有凈現(xiàn)值計(jì)算結(jié)果的單元格設(shè)置為O，隨之含有折現(xiàn)率的單元格會同時(shí)發(fā)生變化。例如，在圖4—4中，可以將單元格B7調(diào)整為O，這時(shí)單元格Bl會隨之變化，這時(shí)項(xiàng)目l的內(nèi)部收益率為27%。 許多組織在項(xiàng)目選擇過程中會使用投資回報(bào)率。近期Information,Week雜志的調(diào)查結(jié)果顯示，超過82%的IT決策都要求使用投資回報(bào)率分析。 6.回收期分析 回收期分析是選擇項(xiàng)目時(shí)的另外一種重要的財(cái)務(wù)工具?；厥掌? payback period)是以現(xiàn)金流的方式，將在項(xiàng)目中的總投資全部收回的時(shí)間。換句話說，回收期分析決定了在不斷增長的收益超過不斷增長和繼續(xù)花費(fèi)的成本時(shí)經(jīng)歷多長時(shí)問。此時(shí)，凈累計(jì)收益等于凈累計(jì)成本，或者凈累計(jì)收益減去凈累計(jì)成本等于O。圖4-6顯示了如何找到回收期的方法。第0年的累計(jì)收益減累計(jì)成本為140 000美元，將這個數(shù)字加在第1年的折現(xiàn)收益減去折現(xiàn)成本的結(jié)果為8 800美元。由于這個數(shù)值是正的，可以確定回收期就發(fā)生在第1年。 制作一個圖表有助于更加精確地描述回收期發(fā)生的時(shí)間。圖4—6使用圖4-5的數(shù)據(jù)繪制出了每年的累計(jì)折現(xiàn)成本和累計(jì)折現(xiàn)收益的情況。觀察在第1年附近兩條線交叉的地方。這是累計(jì)折現(xiàn)成本與累計(jì)折現(xiàn)收益相等的點(diǎn)，所以此時(shí)累計(jì)折現(xiàn)收益減去累計(jì)折現(xiàn)成本等于0。在該點(diǎn)之上，折現(xiàn)收益高于折現(xiàn)成本表示項(xiàng)目開始盈利。由于該項(xiàng)目開始于第O年，并且回收期發(fā)生在第1年，這便意味著項(xiàng)目在它的第2年即達(dá)到了回收期。當(dāng)兩線交叉時(shí)，累計(jì)折現(xiàn)成本和累計(jì)折現(xiàn)收益相等，相減正好為0。通常回收期發(fā)生得越早，如第1年或第2年，項(xiàng)目越會被認(rèn)為是很好的項(xiàng)目。 許多組織對于投資回收期的時(shí)間有一定的要求，例如可能會要求所有的IT項(xiàng)目在兩年之內(nèi)，甚至一年之內(nèi)達(dá)到回收期，而不管凈現(xiàn)值和投資回報(bào)率如何。賽博公司是一家國際性的系統(tǒng)集成咨詢公司。公司副總裁兼區(qū)域總監(jiān)胡佛認(rèn)為，對于組織，特別是小型公司而言，做IT投資決策，應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注項(xiàng)目回收期。他說：“如果一個項(xiàng)目成本可在第一年收同，特別是利潤豐厚，那么值得認(rèn)真考慮。如果回收期超過一年，那最好看看其他項(xiàng)目。”盡管如此，組織的技術(shù)投資，必須考慮長遠(yuǎn)目標(biāo)。很多關(guān)鍵的項(xiàng)目不可能這么快達(dá)到回收期，或在這么短時(shí)間內(nèi)完成。 為了幫助選擇項(xiàng)目，對項(xiàng)目經(jīng)理來說，理解組織對于項(xiàng)目的財(cái)務(wù)期望便顯得非常重要。同樣，對于高層管理者來說，理艉財(cái)務(wù)估計(jì)的限制條件也非常重要，尤其是對于IT項(xiàng)目。例如，對IT項(xiàng)目精確地估計(jì)預(yù)計(jì)收益和成本是非常困難的。第7章介紹了更多關(guān)于估計(jì)成本和收益的方法。 7.使用加權(quán)打分模型 加權(quán)打分模型(weighted scoring model)是一種根據(jù)多項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)來為項(xiàng)目選擇提供系統(tǒng)化過程的工具。這些標(biāo)準(zhǔn)包括很多因素，例如是否滿足廣泛的組織需求；為了應(yīng)對問題、機(jī)會還是指令；完成項(xiàng)目所需要的時(shí)間；項(xiàng)目的總體優(yōu)先權(quán)；項(xiàng)目的預(yù)計(jì)財(cái)務(wù)表現(xiàn)等。 創(chuàng)建加權(quán)打分模型的第一步便是確認(rèn)那些對項(xiàng)目選擇過程非常重要的標(biāo)準(zhǔn)。開發(fā)這些標(biāo)準(zhǔn)并且達(dá)成一致，往往會耗費(fèi)很長的時(shí)間。采用簡單的頭腦風(fēng)暴會議或使用群體軟件來交換意見可以協(xié)助開發(fā)這些標(biāo)準(zhǔn)。IT項(xiàng)目的一些可能的標(biāo)準(zhǔn)包括： -支持核心的公司目標(biāo)： -強(qiáng)大的內(nèi)部支持： -強(qiáng)大的客戶支持； -使用現(xiàn)實(shí)的技術(shù)； -在一年內(nèi)實(shí)施； -具有正的凈現(xiàn)值； -在滿足范圍、時(shí)間和成本等目標(biāo)上風(fēng)險(xiǎn)很低。 然后要為每項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)賦予一定的權(quán)重，而確定權(quán)重同樣需要咨詢和達(dá)成一致。這些權(quán)重表明你對每個標(biāo)準(zhǔn)的重視程度以及每個標(biāo)準(zhǔn)的重要性。你也可以基于百分比比例來分配權(quán)重，并且所有標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)重總和必須為l00%。之后你可以針對每項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)用數(shù)字表示的分?jǐn)?shù)（如O-100）給項(xiàng)目打分。這些分?jǐn)?shù)代表了項(xiàng)目符合每項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的程度。此時(shí)，你可以使用電子制表應(yīng)用程序來建立項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)、權(quán)重、分?jǐn)?shù)的矩陣。圖4-7提供了一個用來評估4個項(xiàng)目的加權(quán)打分模型的實(shí)例。為每項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分配完權(quán)重并為每個項(xiàng)目打完分?jǐn)?shù)后，通過將每項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)重和項(xiàng)目的分?jǐn)?shù)相乘，再相加便得到一個權(quán)重計(jì)分。 例如，如圖4-7所示，項(xiàng)目1的加權(quán)計(jì)分計(jì)算過程為 25%×90 +15%×70+15%×50+10%×25+5%×20+20%×50+10%×20=56 在本例中，項(xiàng)目2由于得到最高的加權(quán)打分分?jǐn)?shù)，很明顯是項(xiàng)目選擇的對象。你還可以創(chuàng)建一個條形圖將每個項(xiàng)目的權(quán)重計(jì)分表示出來，以便快速地瀏覽結(jié)果。如果你是在電子制表中創(chuàng)建的加權(quán)打分模型，你還可以輸入數(shù)據(jù)，創(chuàng)建和復(fù)制公式，并執(zhí)行“what-if”分析。例如，假設(shè)你改變了某個標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)重。由于電子制表上有加權(quán)打分模型，簡單地修改權(quán)重便可以使得權(quán)重分?jǐn)?shù)和條形圖會相應(yīng)地變化。這種能力能快速地調(diào)查不同利益相關(guān)者的多種選項(xiàng)。最理想的是，結(jié)果會反映出群體一致性的地方，并且應(yīng)該記錄下所有主要的分歧。 很多老師使用加權(quán)打分模型來確定分?jǐn)?shù)。假設(shè)一個班級的分?jǐn)?shù)根據(jù)兩次家庭作業(yè)和兩次考試來決定。要計(jì)算最終的成績，老師將會為上面所述的各個分項(xiàng)分配一定的權(quán)重。假設(shè)家庭作業(yè)1為10%的權(quán)重，家庭作業(yè)2為20%的權(quán)重，測試l為20%的權(quán)重，測試2為50%的權(quán)重。學(xué)生會想到，在每個分項(xiàng)中都要做得很好，但他們應(yīng)該集中在測試2中做得更好，因?yàn)闇y試2的權(quán)重高達(dá)50%。 你也可以通過打分來建立權(quán)重。例如，如果項(xiàng)目明確地支持核心的公司目標(biāo)將得到10分，如果只是稍微支持核心的公司目標(biāo)將會得到5分，如果與核心的公司目標(biāo)一點(diǎn)都無關(guān)將得到0分。使用這種打分模型，你可以簡單地將所有的分?jǐn)?shù)累加來選擇最好的項(xiàng)目，而不需要將權(quán)重和分?jǐn)?shù)相乘，再將結(jié)果相加。 你可以在加權(quán)打分模型中為特定的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定最小的分?jǐn)?shù)和下限。例如，假設(shè)在百分制中每個標(biāo)準(zhǔn)的分?jǐn)?shù)都沒有達(dá)到50分的，組織就不應(yīng)該考慮這個項(xiàng)目。你可以在權(quán)重計(jì)分模型中建立這種類型的下限，以排除那些不符合這些最低標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目。正如你所看到的，加權(quán)打分模型能夠有助于項(xiàng)目選擇決策。 8.使用平衡計(jì)分卡方法 羅伯特-卡普蘭和大衛(wèi)-諾頓開發(fā)了一種方法，來幫助選擇和管理那些與公司戰(zhàn)略相關(guān)的項(xiàng)目。平衡計(jì)分卡( balanced scorecard)是一種方法論，可以將組織的價(jià)值驅(qū)動因素，如客戶服務(wù)、創(chuàng)新、運(yùn)營效率及財(cái)務(wù)績效等，轉(zhuǎn)換成一系列界定好的衡量維度。組織記錄并分析這些衡量標(biāo)準(zhǔn)，以確定項(xiàng)目是否能更好地幫助實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。平衡計(jì)分卡方法包括很多細(xì)節(jié)性的步驟。你可以從平衡計(jì)分卡協(xié)會(www-balancedscorecard．org)學(xué)習(xí)更多有關(guān)平衡計(jì)分卡的知識。盡管這種方法可以很明確地在IT部門內(nèi)部予以使用，但最好還是在整個組織中使用這種方法，因?yàn)樗兄诖龠M(jìn)公司和信息技術(shù)的有機(jī)結(jié)合。平衡計(jì)分卡的網(wǎng)站上包括了很多關(guān)于如何使用這種方法的實(shí)例。例如，美國國防部的財(cái)務(wù)和會計(jì)服務(wù)部門( DFAS)就使用了平衡計(jì)分卡來測量績效，并在實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)的過程中跟蹤進(jìn)展情況。它們的戰(zhàn)略集中在4個方面：客戶、財(cái)務(wù)、內(nèi)部以及成長和學(xué)習(xí)。圖4-8顯示了平衡計(jì)分卡如何根據(jù)4個方面來將組織的宗旨、愿景和目標(biāo)聯(lián)系在一起。DFAS不斷監(jiān)控著組織的計(jì)分卡，并根據(jù)確定的優(yōu)先權(quán)來進(jìn)行調(diào)整。 正如你所看到的，組織可以使用許多方法來選擇項(xiàng)目。很多項(xiàng)目經(jīng)理在組織選擇實(shí)施什么項(xiàng)目中是有發(fā)言權(quán)的。即使沒有，他們也需要理解自己所管理的項(xiàng)目的商業(yè)戰(zhàn)略和目的。項(xiàng)目經(jīng)理及其團(tuán)隊(duì)成員會被經(jīng)常召集起來，解釋項(xiàng)目的重要性，而理解這些項(xiàng)目選擇方法能幫助他們更有效地描述項(xiàng)目。 4.2.5制定項(xiàng)目章程 在高管決定實(shí)施哪些項(xiàng)目后，向有關(guān)人員通告這些項(xiàng)目的情況至關(guān)重要。管理層需要創(chuàng)建和分發(fā)授權(quán)批準(zhǔn)項(xiàng)目啟動的文件。這份文件可以有不同的形式，而常見的一種形式就是項(xiàng)目章程。項(xiàng)目章程( project charter)是指一份正式確認(rèn)項(xiàng)目存在的文件，它指明了項(xiàng)目的目標(biāo)和管理的方向，授權(quán)項(xiàng)目經(jīng)理利用組織的資源去完成項(xiàng)目。最理想的是，項(xiàng)目經(jīng)理在制定項(xiàng)目章程中擔(dān)任一個主要的角色。一些組織會使用很艮的文件或正式合約來啟動項(xiàng)目，而有一些組織則只是依靠簡單的共識。項(xiàng)目的關(guān)鍵利益相關(guān)者應(yīng)該簽署一份項(xiàng)目章程，來確認(rèn)在項(xiàng)目需求和意向上所達(dá)成的共識。正如第3章所提到的，項(xiàng)目啟動階段的一個關(guān)鍵標(biāo)識就是項(xiàng)目章程。 《項(xiàng)目管理知識體系指南》（第4版）列出了項(xiàng)目集成管理7個階段的輸入、工具和技術(shù)以及輸出。例如，在創(chuàng)建項(xiàng)目章程的過程中，重要的輸入包括： -項(xiàng)目工作陳述：工作陳述是一份描述由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)創(chuàng)建哪些產(chǎn)品或服務(wù)的文件，通常包括項(xiàng)目的業(yè)務(wù)需求、產(chǎn)品或服務(wù)的要求和特征摘要，以及組織信息，例如用來表示戰(zhàn)略目標(biāo)排序的戰(zhàn)略計(jì)劃的某些部分。 -商業(yè)論證：正如第3章解釋過的，很多項(xiàng)目需要通過商業(yè)論證來調(diào)整投資。論證中的內(nèi)容，比如項(xiàng)目目標(biāo)、高層要求、時(shí)間及成本目標(biāo)，都包含在項(xiàng)目章程中。 -合同：如果你是在合同框架下實(shí)施一個項(xiàng)目，那么這份合同應(yīng)該包括創(chuàng)建一個完整的項(xiàng)目章程所需要的大部分信息。一些人可能用合同來替代章程，然而，大部分合同語言生硬而且經(jīng)常變化，所以創(chuàng)建一個項(xiàng)目章程仍然是一個好方法。 -企業(yè)環(huán)境因素：因素包括政府和行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，組織的基礎(chǔ)設(shè)施及市場條件。經(jīng)理創(chuàng)建項(xiàng)目辛程時(shí)要考慮這些因素。 -組織過程資產(chǎn)信息：組織過程資產(chǎn)（orgariizational process assets）包括正式與非正式的計(jì)劃、策略、程序、指南、信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、歷史信息等影響項(xiàng)目成功與否的一切內(nèi)容。 創(chuàng)建項(xiàng)目章程主要的工具和技巧就是專家評審法。編制項(xiàng)目章程時(shí)，應(yīng)向組織內(nèi)外部的專家咨詢，經(jīng)專家評議，以保證章程的有效性和實(shí)用性。 創(chuàng)建項(xiàng)目章程階段的唯一輸出就是一份項(xiàng)目章程。盡管項(xiàng)目章程的形式可以多種多樣，但它們都應(yīng)該包含以下一些基本信息： -項(xiàng)目名稱和批準(zhǔn)日期； -項(xiàng)目經(jīng)理姓名和聯(lián)系方法； -一份簡要的時(shí)間袁，包括計(jì)劃啟動和完成日期。如果條件允許，當(dāng)中也應(yīng)該列明或提及簡要的里程碑時(shí)間表； -一份項(xiàng)目預(yù)算摘要，或提及預(yù)算文件； -項(xiàng)目目標(biāo)的簡短描述，包括批準(zhǔn)項(xiàng)目的商業(yè)需求或者其他證明； -項(xiàng)目的成功標(biāo)準(zhǔn)，包括項(xiàng)目審批要求及項(xiàng)目簽署人； -簡述計(jì)劃使用的項(xiàng)目管理方法，包括利益相關(guān)者的需求和期望、重要的假設(shè)和約束，還有相關(guān)文件，如溝通管理計(jì)劃等； -項(xiàng)目角色與責(zé)任矩陣： -項(xiàng)目關(guān)鍵利益相關(guān)者的簽名欄目； -能讓利益相關(guān)者提供與項(xiàng)目相關(guān)的重要意見或評論的欄目。 可惜的是，很多內(nèi)部項(xiàng)目，例如本章開篇案例所述的，并沒有項(xiàng)目章程。它們通常有一份預(yù)算和總體指南，但并不是正式的、簽署過的文件。如果Nick能提交一份項(xiàng)目章程--特別是包含一些項(xiàng)目管理方法的信息的章程--高層管理者就能得到他們需要的業(yè)務(wù)信息，也能更容易地管理項(xiàng)目。一般情況下，項(xiàng)目章程不難創(chuàng)建，困難的是怎樣使擁有知識和權(quán)威的人去編寫和簽署項(xiàng)目章程。因?yàn)镹ick是項(xiàng)目經(jīng)理，高層管理者應(yīng)該與他一起重新審視章程。在啟動會議上，高層管理者應(yīng)該就在項(xiàng)目中的角色和責(zé)任，以及期望Nick如何與他們在一起工作進(jìn)行充分的討論。如果沒有項(xiàng)目章程，項(xiàng)目經(jīng)理要與包括高層管理者在內(nèi)的關(guān)鍵利益相關(guān)者一起去創(chuàng)建一個章程。表4-1為DNA測試工具項(xiàng)目中，Nick應(yīng)該刨建的項(xiàng)目章程。 很多項(xiàng)目因?yàn)橐蟛幻鞔_、期望不合理而導(dǎo)致失敗，所以在項(xiàng)目開始階段創(chuàng)建一個項(xiàng)目章程是很有必要的。舉個例子。如果項(xiàng)目經(jīng)理難以得到項(xiàng)目利益相關(guān)者的支持，那他就可以援引當(dāng)初每個人在項(xiàng)目章程巾所承諾的內(nèi)容。在表4-1項(xiàng)目章程樣本中的“方法”部分，列舉了一些利于Nick管理項(xiàng)目及項(xiàng)目發(fā)起人監(jiān)管的方法。為了讓Nick轉(zhuǎn)換到項(xiàng)目經(jīng)理的角色，章程中提到雇用技術(shù)人員和兼職助手盡快接管Nick的技術(shù)丁作。為了讓項(xiàng)目發(fā)起人Ahmed對項(xiàng)目的管理更滿意，章程中還包括了一些確保正確計(jì)劃和恰當(dāng)溝通的條款。第2章介紹過，高層管理者的支持對IT項(xiàng)目的成功至關(guān)重要。Nick是該項(xiàng)目的第四任項(xiàng)目經(jīng)理，很明顯，公司高層在項(xiàng)目經(jīng)理的選擇與合作方面存在問題。在這個案例中，花些時(shí)間來討論、創(chuàng)建并簽署簡單的項(xiàng)目章程，有助于避免很多問題。 創(chuàng)建了項(xiàng)目章程后，項(xiàng)目集成管理的下一個步驟是準(zhǔn)備項(xiàng)目管理計(jì)劃。4.3制定項(xiàng)目管理計(jì)劃 為了協(xié)調(diào)、整合項(xiàng)目管理知識領(lǐng)域和組織內(nèi)部的信息，有必要制定一個完善的項(xiàng)目管理計(jì)劃。項(xiàng)目管理計(jì)劃( project management plan)用來協(xié)調(diào)所有項(xiàng)目計(jì)劃文件和幫助引導(dǎo)項(xiàng)目的執(zhí)行與控制。這樣的話，在其他知識領(lǐng)域制定的計(jì)劃會被認(rèn)為是整個項(xiàng)目管理計(jì)劃的附屬部分。項(xiàng)目管理計(jì)劃也同樣包括以下內(nèi)容：項(xiàng)目計(jì)劃假設(shè)和有關(guān)選擇的決定；在利益相關(guān)者之間的快捷溝通；確定關(guān)鍵管理評審的內(nèi)容、程度和時(shí)機(jī)；確認(rèn)測量進(jìn)展和控制項(xiàng)目的基準(zhǔn)。項(xiàng)目管理計(jì)劃應(yīng)該是動態(tài)的、靈活的并隨著環(huán)境或項(xiàng)目的改變而改變的。這些計(jì)劃能在領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)和評估項(xiàng)目現(xiàn)狀的過程中助項(xiàng)目經(jīng)理一臂之力。 為了制定和整合一個完善的項(xiàng)目管理計(jì)劃，項(xiàng)目經(jīng)理一定要把握項(xiàng)目集成管理的藝術(shù)，因?yàn)樗鼘⒂玫矫總€項(xiàng)目管理知識領(lǐng)域的知識。與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和其他利益相關(guān)者一起制定一個項(xiàng)目管理計(jì)劃，能夠幫助項(xiàng)目經(jīng)理引導(dǎo)項(xiàng)目的執(zhí)行，以及更好地把握整個項(xiàng)目。創(chuàng)建項(xiàng)目管理計(jì)劃，主要的輸入包括項(xiàng)目章程、計(jì)劃過程的輸出、企業(yè)環(huán)境因素及組織過程資產(chǎn)信息。主要應(yīng)用的工具技術(shù)是專家評審，其輸出就是一份項(xiàng)目管理計(jì)劃。4.3.1 項(xiàng)目管理計(jì)劃的內(nèi)容 項(xiàng)目都是獨(dú)一無二的，同樣，項(xiàng)目管理計(jì)劃也應(yīng)是獨(dú)一無二的。在一個擁有幾個成員和工作時(shí)間僅有幾個月的小型項(xiàng)目中，它的項(xiàng)目管理計(jì)劃往往只包括項(xiàng)目章程、范圍說明書和甘特圖等。而一個需要100名員工、工作時(shí)間超過3年的大型項(xiàng)目，需要更詳細(xì)的項(xiàng)目管理計(jì)劃。為了迎合特定項(xiàng)目的需求，制定一個合適的項(xiàng)目管理計(jì)劃至關(guān)重要。項(xiàng)目管理計(jì)劃應(yīng)該能夠指導(dǎo)工作，所以應(yīng)按照項(xiàng)目需求盡可能地做到詳細(xì)。 但在大部分項(xiàng)目管理計(jì)劃中，往往存在一些共同的元素。一個項(xiàng)目管理計(jì)劃的構(gòu)成包括項(xiàng)目的整體介紹、如何組織開展項(xiàng)目的描述、項(xiàng)目運(yùn)用的管理和技術(shù)方法、時(shí)間進(jìn)度表和預(yù)算等。 項(xiàng)目的整體介紹至少應(yīng)包括以下幾點(diǎn)： -項(xiàng)目名稱：每個項(xiàng)目都應(yīng)有一個單獨(dú)的名稱，以有別于其他項(xiàng)目，避免與相關(guān)項(xiàng)目混淆。 -項(xiàng)目的簡單描述及要滿足的需求：這部分應(yīng)該詳細(xì)列出項(xiàng)目的目標(biāo)及其理由，而且應(yīng)該用常用術(shù)語來編寫，避免使用生硬的技術(shù)術(shù)語，同時(shí)應(yīng)包含項(xiàng)目的粗略時(shí)間和成本估算。 -項(xiàng)目發(fā)起人名稱：每個項(xiàng)目都需要發(fā)起人，在發(fā)起人介紹中應(yīng)該包括名稱、職務(wù)和聯(lián)系方式等信息。 -項(xiàng)目經(jīng)理和關(guān)鍵團(tuán)隊(duì)成員的名單：項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該成為項(xiàng)目信息的聯(lián)系者。根據(jù)項(xiàng)目的大小和性質(zhì)，相應(yīng)的關(guān)鍵團(tuán)隊(duì)成員清單也需要列出。 -項(xiàng)目可交付成果：這個環(huán)節(jié)需要簡要地列出和介紹項(xiàng)目要產(chǎn)生的成果。軟件包、硬件、技術(shù)報(bào)告和培訓(xùn)資料等都屬于可交付成果。 -相關(guān)的重要資料清單：多數(shù)項(xiàng)目都有過往的歷史，所以應(yīng)列出能幫助項(xiàng)目利益相關(guān)者更好地了解歷史的相關(guān)重要文件或者會議記錄。這一部分可以參考其他知識領(lǐng)域生成的計(jì)劃成果（可參見第3章中每個知識領(lǐng)域包括的一些計(jì)劃過程）。因此，項(xiàng)目管理計(jì)劃應(yīng)該提及和匯總范圍管理、進(jìn)度管理、成本管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、溝通管理、風(fēng)險(xiǎn)管理和采購管理計(jì)劃等的重要部分。 -準(zhǔn)確的術(shù)語表及其解釋：大部分項(xiàng)目，特別是IT項(xiàng)目，包含某個特殊行業(yè)或技術(shù)的大量專業(yè)術(shù)語，列出一個準(zhǔn)確的術(shù)語表可以防止發(fā)生混亂。 如何組織和開展項(xiàng)目的描述應(yīng)該包括以下幾點(diǎn)： -組織結(jié)構(gòu)圖：除了資助項(xiàng)目的公司和客戶公司（如果有的話）的組織結(jié)構(gòu)圖之外，也需要用一個項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)圖來說明項(xiàng)目的職權(quán)、責(zé)任和溝通之間的關(guān)系。例如，第1章介紹的曼哈頓計(jì)劃擁有一個非常詳細(xì)的組織結(jié)構(gòu)圖來表示為項(xiàng)目工作的所有員工。 -項(xiàng)目責(zé)任：這個項(xiàng)目計(jì)劃的環(huán)節(jié)需要清楚說明項(xiàng)目主要的職責(zé)和活動，以及確認(rèn)誰負(fù)責(zé)這些活動。責(zé)任分配矩陣（參見第9章）是一個常用的顯示這一信息的工具。 -其他與組織或者過程相關(guān)的信息：根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)，可能需要記錄項(xiàng)目遵循的主要過程。例如，如果項(xiàng)目包括發(fā)布一個主要的軟件升級包，它應(yīng)該能夠幫助項(xiàng)目內(nèi)的所有人去檢查在這一過程中主要步驟的圖表或時(shí)間表。 項(xiàng)目運(yùn)用的管理和技術(shù)方法包括的內(nèi)容有： -管理目標(biāo)：了解高層管理者對于項(xiàng)目的看法、項(xiàng)目的優(yōu)先權(quán)和項(xiàng)目所有假設(shè)和限制條件至關(guān)重要。 -項(xiàng)目控制：這部分闡述怎樣監(jiān)控項(xiàng)目過程和處理變更。有沒有進(jìn)行月度情況檢查和季度進(jìn)度檢查？有沒有專門的表格或章程去監(jiān)控進(jìn)度？項(xiàng)目是否用掙值管理（將在第7章進(jìn)行介紹）來評估和追蹤績效？變更控制的過程是什么？需要在哪個管理層次批準(zhǔn)哪類變更請求？（讀者將在本章的后面部分了解到更多有關(guān)變更控制的知識。） -風(fēng)險(xiǎn)管理：這里簡短地介紹項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)怎樣識別、管理和控制風(fēng)險(xiǎn)。如果項(xiàng)目需要的話，有必要制定一個風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃。 -項(xiàng)目人員配置：這個環(huán)節(jié)要列明項(xiàng)目所需要的員工人數(shù)和類型。同樣，如有需要可制定一個人員配置管理計(jì)劃。 -技術(shù)過程：描述了項(xiàng)目可能用到的特定的方法論，以及解釋怎樣記錄信息。例如，多數(shù)IT項(xiàng)目使用特定的軟件開發(fā)方法論，或者使用特殊的計(jì)算機(jī)輔助軟件工程(computer ai-ded software engineering，CASE)工具。很多公司或客戶也會用有特殊的信息記錄格式。 清晰地闡述這些在項(xiàng)目管理計(jì)劃中應(yīng)用到的技術(shù)過程至關(guān)重要。 項(xiàng)目管理計(jì)劃的下一個步驟應(yīng)該是描述要開展的項(xiàng)目工作和參考范圍管理計(jì)劃。歸納一下，包括以下內(nèi)容： -主要的工作包：項(xiàng)目經(jīng)理常常利用工作分解結(jié)構(gòu)( WBS)的方法把項(xiàng)目工作分解為幾個工作包，并且制定一個范圍說明書來闡述工作的細(xì)節(jié)。這個環(huán)節(jié)應(yīng)該簡要地總結(jié)一下項(xiàng)目的主要工作包以及相關(guān)的范圍管理計(jì)劃的適當(dāng)章節(jié)。 -關(guān)鍵的可交付成果：這個環(huán)節(jié)要列出并介紹項(xiàng)目產(chǎn)生的關(guān)鍵成果，同時(shí)也應(yīng)寫出對項(xiàng)目可交付成果的質(zhì)量預(yù)期。 -其他與工作相關(guān)的信息：這個環(huán)節(jié)要強(qiáng)調(diào)與項(xiàng)目工作績效相關(guān)的關(guān)鍵信息。例如，可以列出在項(xiàng)目中或特定情況下使用的硬件或軟件，同時(shí)需要記錄在定義項(xiàng)目工作時(shí)的主要假設(shè)。 項(xiàng)目進(jìn)度信息部分應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容： -概要進(jìn)度表：把整個項(xiàng)目進(jìn)度表濃縮成一頁的簡短摘要非常有用。概要進(jìn)度袁可以根據(jù)項(xiàng)目的大小和復(fù)雜程度來決定列出那些關(guān)鍵的可交付結(jié)果和項(xiàng)目計(jì)劃完成的日期。對于小型項(xiàng)目來說，概要進(jìn)度表可以用一張甘特圖來表示整個項(xiàng)目所有的工作和相關(guān)日期。例如，第3章JWD咨詢公司的甘特圖和里程碑進(jìn)度圖就相當(dāng)簡短明了。 -細(xì)節(jié)進(jìn)度表：這部分需要列出項(xiàng)目進(jìn)度的更多細(xì)節(jié)信息。它應(yīng)該提及項(xiàng)目的進(jìn)度管理計(jì)劃，討論會影響項(xiàng)目進(jìn)程的項(xiàng)目活動之間的依賴性。這可以用來解釋為什么主要的工作不能馬上開始，直至外部機(jī)構(gòu)提供的資金到位。一個網(wǎng)絡(luò)圖就可以顯示這種依賴關(guān)系（參見第6章）。 -其他與進(jìn)度相關(guān)的信息：很多假設(shè)都是在制定項(xiàng)目進(jìn)度的過程中產(chǎn)生的，這里要記錄主要的假設(shè)，并強(qiáng)調(diào)其他與項(xiàng)目進(jìn)度相關(guān)的重要信息。 項(xiàng)目管理計(jì)劃中的預(yù)算部分應(yīng)該包含的內(nèi)容有： -預(yù)算概況：預(yù)算概況應(yīng)該包括整個項(xiàng)目預(yù)算的全部估算，還有某些預(yù)算類別在每個月或者每年的估算數(shù)目。預(yù)算概況中還應(yīng)該附上對數(shù)據(jù)的解釋。例如，總預(yù)算是一個不能更改的確定數(shù)值，還是基于未來3年的項(xiàng)目成本而做出的大致估計(jì)7 -預(yù)算細(xì)節(jié)：這里需要總結(jié)出成本管理計(jì)劃包含了什么，以及更多的預(yù)算細(xì)節(jié)信息。例如，項(xiàng)目每年估計(jì)都有哪些固定成本和重復(fù)成本？項(xiàng)目預(yù)計(jì)財(cái)務(wù)收益有哪些？項(xiàng)目工作需要哪些類型的員工？怎樣計(jì)算勞動力成本？閱讀第7章，可以利用更多的信息來制定一份成本估算和預(yù)算。 -其他與預(yù)算相關(guān)的信息：記錄主要的假設(shè)，并強(qiáng)調(diào)其他與項(xiàng)目財(cái)務(wù)方面有關(guān)的重要信息。4.3.2根據(jù)指南來倉0建項(xiàng)目計(jì)劃 很多組織都根據(jù)一些指南來創(chuàng)建項(xiàng)目管理計(jì)劃。Project 2007和其他項(xiàng)目軟件一樣，也能提供一些指南模板。注意不要把項(xiàng)目管理計(jì)劃與甘特圖相混淆。如前所述，項(xiàng)目管理計(jì)劃比甘特圖包含更多內(nèi)容。 同樣，很多政府機(jī)構(gòu)也會提供一些制定項(xiàng)目管理計(jì)劃的指南。例如美國國防部( DOD)的2167標(biāo)準(zhǔn)，即軟件開發(fā)計(jì)劃，規(guī)定了承包商在承擔(dān)國防部軟件開發(fā)項(xiàng)目時(shí)制定計(jì)劃的格式。美國電氣電子工程師學(xué)會(IEEE) 1058-1998標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了軟件項(xiàng)目管理計(jì)劃(software project manage-ment plan．SPMP)的內(nèi)容。表4-2介紹了幾種IEEE SPMP的類型。為國防部做軟件開發(fā)項(xiàng)目的公司必須遵照這個標(biāo)準(zhǔn)或者是類似的標(biāo)準(zhǔn)。 在很多私人企業(yè)中，具體的文件標(biāo)準(zhǔn)并不怎么嚴(yán)格，但仍然會有一些常見的制定項(xiàng)目管理計(jì)劃的指南。在組織中遵從這些標(biāo)準(zhǔn)或指南來制定項(xiàng)目管理計(jì)劃，以促進(jìn)這些計(jì)劃的開展和執(zhí)行，這是非常有用的。如果組織中所有的項(xiàng)目管理計(jì)劃都能夠按照一種相似的格式來制定，那就可以更有效地開展工作?；仡櫟?章提到的，擅長項(xiàng)目管理的公司都會開發(fā)和部署規(guī)范的項(xiàng)目交付系統(tǒng)。 成功項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人都能夠清晰地說出在項(xiàng)目中，哪些工作需要完成，以及由誰、什么時(shí)候和怎樣完成。為此他們應(yīng)用了集成化的工具箱，包括項(xiàng)目管理( PM)工具、方法和技術(shù)等。如果不斷地開發(fā)和使用進(jìn)度袁模板，那它將變成重復(fù)開展的行動，這就可以提高生產(chǎn)效率和降低不確定因素。當(dāng)然，使用進(jìn)度表模板既不是什么突破，也不是什么壯舉。但落伍者幾乎沒有用過什么模板。在制定進(jìn)度表的過程中，他們的項(xiàng)目經(jīng)理從一張空白的表格開始，那不是在浪費(fèi)時(shí)間嗎？ 例如，在“開篇案例”中，對于Nick Carson不能為做出重要的業(yè)務(wù)決策而提供所需要的項(xiàng)目計(jì)劃信息，Nick的上司們有一些失望。他們想看到詳細(xì)的項(xiàng)目管理計(jì)劃，包括進(jìn)度表和追蹤項(xiàng)目進(jìn)展的方法。Nick沒有制定項(xiàng)目管理計(jì)劃和狀態(tài)報(bào)告的經(jīng)驗(yàn)，而組織也沒有為他提供樣板或者例子來參考。如果有，Nick就能夠向上司們提供他們所期望的信息。4.4指導(dǎo)和管理項(xiàng)目實(shí)施 指導(dǎo)和管理項(xiàng)目實(shí)施的主要內(nèi)容是管理和實(shí)施在項(xiàng)目管理計(jì)劃中確定的工作，還包括批準(zhǔn)的變更請求、企業(yè)環(huán)境因素以及組織過程資產(chǎn)。項(xiàng)目的大部分時(shí)間和預(yù)算都是用在實(shí)施過程上的。項(xiàng)目的應(yīng)用領(lǐng)域直接影響到項(xiàng)目的實(shí)施，因?yàn)轫?xiàng)目的成果產(chǎn)生于實(shí)施的過程當(dāng)中。舉個例子，開篇案例中的DNA測序儀器項(xiàng)目和所有相關(guān)的軟件及文件都要在項(xiàng)目實(shí)施的過程中得到。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要運(yùn)用其生物專業(yè)知識、硬件及軟件開發(fā)以及測試來成功地獲得項(xiàng)目成果。 項(xiàng)目經(jīng)理還需要關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和管理利益相關(guān)者關(guān)系，使得項(xiàng)目管理計(jì)劃能夠成功實(shí)施。項(xiàng)目人力資源管理和項(xiàng)目溝通管理是項(xiàng)目成功的決定性因素。閱讀第9章和第11章可以獲得這兩個知識領(lǐng)域的更多信息。如果項(xiàng)目包括大量的風(fēng)險(xiǎn)或者外部采購，就需要項(xiàng)目經(jīng)理精通項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理和項(xiàng)目采購管理，在第1l章和第12章中會提及這兩方面的細(xì)節(jié)。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中還會出現(xiàn)很多特殊的情況，所以項(xiàng)目經(jīng)理在處理這些情況的時(shí)候必須具有靈活性和創(chuàng)造性。這里讀者可以回顧一下第3章提到的Erica Bell在項(xiàng)目實(shí)施過程中遇到的情況。4.4.1協(xié)調(diào)計(jì)劃和實(shí)施 項(xiàng)目集成管理把項(xiàng)日計(jì)劃和實(shí)施看做是兩個交叉的、密不可分的活動。創(chuàng)建一個項(xiàng)目管理計(jì)劃的主要職責(zé)是指導(dǎo)項(xiàng)目執(zhí)行。一個出色的計(jì)劃有助于產(chǎn)生起好的成果或者工作結(jié)果，它應(yīng)該寫明良好的二r作結(jié)果是由什么組成的。計(jì)劃的更新必須反映出從先前完成的工作中所得到的反饋情況。任何曾試圖在粗糙的規(guī)范下編寫計(jì)算機(jī)程序的人都會知道良好計(jì)劃的重要性。任何曾不得不使用糟糕的編程系統(tǒng)編制文檔的人都會知道良好實(shí)施過程的重要性。 有一種為大多數(shù)人認(rèn)可的方法，可以幫助協(xié)調(diào)編寫項(xiàng)目計(jì)劃和項(xiàng)目實(shí)施兩者之間的關(guān)系，那就是遵循以下這個簡單的規(guī)律：做工作的人應(yīng)該去計(jì)劃工作。所有項(xiàng)目成員都需要培養(yǎng)計(jì)劃和實(shí)施的技巧，并在這些領(lǐng)域獲取一些經(jīng)驗(yàn)。在IT項(xiàng)目中，對于那些得去編寫具體規(guī)范，然后要將自己的規(guī)范轉(zhuǎn)換為代碼的程序員，會更善于編寫規(guī)范。同樣，大部分系統(tǒng)分析員最初就是一名程序員，所以他們了解編寫一份好的代碼需要哪種類型的分析和文件。盡管項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制定全局性的項(xiàng)目管理計(jì)劃，但他們也得依靠那些負(fù)責(zé)制定各個知識領(lǐng)域計(jì)劃的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員提供信息。4。4.2提供強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)和支持性文化 強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)和支持性組織文化在項(xiàng)目執(zhí)行過程中是必不可少的。項(xiàng)目經(jīng)理必須以身作則，證明一個良好的項(xiàng)目計(jì)劃有多重要，并在項(xiàng)目實(shí)施中予以執(zhí)行。項(xiàng)目經(jīng)理通常也應(yīng)當(dāng)為自己需要做的事情制定計(jì)劃。如果項(xiàng)目經(jīng)理是按照他自己制定的計(jì)劃去工作的，那他的團(tuán)隊(duì)也會這么做。 出色的項(xiàng)目實(shí)施同樣需要一種支持性的組織文化。例如，組織程序能夠有助于或者妨礙項(xiàng)目的執(zhí)行。如果組織有一個人人都可以遵循的、實(shí)用的項(xiàng)目管理指南和模板，那項(xiàng)目經(jīng)理和他的團(tuán)隊(duì)在計(jì)劃并實(shí)施他們的工作時(shí)就簡單多了。如果組織把項(xiàng)目計(jì)劃當(dāng)做實(shí)施過程中執(zhí)行和監(jiān)控的基礎(chǔ)，那么文化將有助于擺正良好的計(jì)劃與實(shí)施之間的關(guān)系。另一方面，如果組織混淆了項(xiàng)目管理指南的真正含義，或者把項(xiàng)目管理指南變得官僚化了，進(jìn)而有礙于完成工作或者無法按照計(jì)劃去衡量項(xiàng)目進(jìn)程，那么項(xiàng)目經(jīng)理和他的團(tuán)隊(duì)注定會遭受挫折。 即使擁有一個支持性的組織文化，項(xiàng)目經(jīng)理有時(shí)也會發(fā)現(xiàn)，有必要打破慣例以使項(xiàng)目及時(shí)獲得成果。當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理打破慣例后，政治將對結(jié)果產(chǎn)生影響。例如，如果一個特殊的項(xiàng)目要求使用非標(biāo)準(zhǔn)的軟件，項(xiàng)目經(jīng)理一定要運(yùn)用他的政治技巧去說服有關(guān)的利益相關(guān)者，來打破只使用標(biāo)準(zhǔn)軟件的慣例。打破組織的慣例并且摒棄它，這需要優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)能力、溝通和政治技巧。4 4.3利用產(chǎn)品、業(yè)務(wù)和應(yīng)用領(lǐng)域的知識 除了強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)能力、溝通和政治技巧外，項(xiàng)目經(jīng)理也需要擁有產(chǎn)品、業(yè)務(wù)和應(yīng)用領(lǐng)域的知識來成功實(shí)施項(xiàng)目。對于IT項(xiàng)目經(jīng)理來說，擁有優(yōu)先的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)或者IT產(chǎn)品相關(guān)工作知識是非常有用的。例如，如果項(xiàng)目經(jīng)理正在領(lǐng)導(dǎo)一個聯(lián)合應(yīng)用設(shè)計(jì)（joint application design，JAD）團(tuán)隊(duì)，幫助解決用戶的需求，那么團(tuán)隊(duì)中有人懂得商業(yè)語言和擁有技術(shù)專家就非常重要。參考第5章可獲得更多有關(guān)JAD及其他需求收集方法的信息。 大部分IT項(xiàng)目都是小型項(xiàng)目，所以項(xiàng)目經(jīng)理往往會被要求負(fù)責(zé)一些技術(shù)工作或者是指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)成員完成項(xiàng)目。例如，一個為期3個月、僅有3個團(tuán)隊(duì)成員來開發(fā)一個基于網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用項(xiàng)目。如果項(xiàng)目經(jīng)理能夠完成部分技術(shù)工作，那么這個項(xiàng)目將受益匪淺。然而在大型項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理的主要責(zé)任是領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，與關(guān)鍵利益相關(guān)者進(jìn)行溝通。他沒有時(shí)間去做任何技術(shù)工作。在這種情況下，項(xiàng)目經(jīng)理懂得業(yè)務(wù)和項(xiàng)目應(yīng)用領(lǐng)域的知識比懂得技術(shù)更有用。 因此，大型項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理對業(yè)務(wù)和項(xiàng)目應(yīng)用領(lǐng)域的知識有所了解是非常重要的。舉一個西北航空的例子，西北航空公司完成了一系列持續(xù)數(shù)年的項(xiàng)目來開發(fā)和升級它的訂票系統(tǒng)。公司花費(fèi)了數(shù)百萬美元，在巔峰時(shí)期動用了70多名全職職工來完成這個項(xiàng)目。該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理是沒有任何IT部門工作經(jīng)驗(yàn)的Peeter Kivestu，但他擁有淵博的航空工業(yè)知識和各種訂票經(jīng)歷。他認(rèn)真地選擇了團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者，確保他們擁有項(xiàng)目要求的技術(shù)和生產(chǎn)知識。ResNet是西北航空第一個由業(yè)務(wù)經(jīng)理代替技術(shù)專家來領(lǐng)導(dǎo)的大型IT項(xiàng)目，該項(xiàng)目獲得了巨大的成功。其實(shí)很多組織也發(fā)現(xiàn)，大型IT項(xiàng)目需要有經(jīng)驗(yàn)的懂得業(yè)務(wù)和技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域的總經(jīng)理，而不是技術(shù)經(jīng)理。4 4.4項(xiàng)目實(shí)施工具和技術(shù) 指揮和管理項(xiàng)目實(shí)施需要一些特定的工具和技術(shù)方法，其中一些針對于特定的項(xiàng)目管理。項(xiàng)目經(jīng)理可以用這些特定的工具和技術(shù)來開展執(zhí)行過程中的活動。 -專家評審法：任何做過大型復(fù)雜項(xiàng)目的人，都知道專家評審對于做好決策的重要性。當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理遇到難題時(shí)，應(yīng)及時(shí)向?qū)＜易稍?，比如使用什么方法論、用什么編程語言、采用什么培訓(xùn)方式等。 -項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)：如第1章所述，目前市場上有數(shù)以百計(jì)的項(xiàng)目管理軟件產(chǎn)品，很多大型組織正邁向強(qiáng)大的企業(yè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)，這個系統(tǒng)很容易經(jīng)互聯(lián)網(wǎng)傳播或和其他系統(tǒng)連接，比如財(cái)務(wù)系統(tǒng)。即使在小型組織中，項(xiàng)目經(jīng)理或其他團(tuán)隊(duì)成員也能夠創(chuàng)建一個與其他計(jì)劃文件鏈接的甘特圖。例如，Nick或者是他的一個同事，可以用Project 2007為生物工程項(xiàng)目創(chuàng)建一個詳細(xì)的甘特圖，并創(chuàng)建與其他關(guān)鍵計(jì)劃文件（Word、Excel、PowerPoint格式）的鏈接。Nick可以在狀態(tài)評審會議上展示相關(guān)的任務(wù)概要，并且如果高層管理者有任何疑問，他們可以鏈接到支持細(xì)節(jié)上。使用這個系統(tǒng)還能為完成項(xiàng)目設(shè)定基線并跟蹤實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的進(jìn)程。Project 2007的使用方法請參考附錄A。 盡管項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)能夠幫助實(shí)施項(xiàng)目，但項(xiàng)目經(jīng)理還是應(yīng)該記住，積極的領(lǐng)導(dǎo)和強(qiáng)大的團(tuán)隊(duì)協(xié)作是項(xiàng)目管理成功的關(guān)鍵所在。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)將使用這些工具的細(xì)節(jié)工作委派給其他團(tuán)隊(duì)成員，然后抽身專注于領(lǐng)導(dǎo)整個項(xiàng)目，以確保項(xiàng)目的成功。利益相關(guān)者通常關(guān)注那些對他們最重要的項(xiàng)目實(shí)施輸出，即可交付成果。比如，在開篇案例中，DNA測序儀器的生產(chǎn)性版本就是項(xiàng)目的主要可交付成果。當(dāng)然，在這個過程中，還有其他可交付成果，包括軟件模塊、測試、報(bào)告等。項(xiàng)目實(shí)施階段的其他輸出包括工作績效信息、變更請求、項(xiàng)目管理計(jì)劃及項(xiàng)目文件的更新。對在哪里 馬來西亞首都吉隆坡已成為世界上最繁華、昌盛的城市之一。但隨著城市韻發(fā)展，交通成了難題。為緩解這一問題，吉隆坡在2003年年中聘請了當(dāng)?shù)氐囊患夜倦`管理一個4億馬幣（合1.05億美元）的項(xiàng)目。該項(xiàng)目的目標(biāo)是開發(fā)一個先進(jìn)的綜合交通信息系統(tǒng)(ITIS)。項(xiàng)目副主管Lawrence Liew解釋說，他們將項(xiàng)目分解為4個關(guān)鍵的階段，并且著重關(guān)注一些關(guān)鍵的里程碑。他們科意保持工作結(jié)構(gòu)的松散性，以使團(tuán)隊(duì)在處理不確定問題時(shí)能夠更加靈活和富有創(chuàng)造性。他們將整個圓隊(duì)安排在一個項(xiàng)目辦公室中，以便直臻海通，并通過特設(shè)工作組來快速解決問題。他們還使用一個專門的項(xiàng)目局域網(wǎng)，用于在項(xiàng)匿小組和分包