7.現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)
現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)是按照審計(jì)計(jì)劃的安排,通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)觀察、查閱文件和有關(guān)記錄,與受審方人員交談和溝通,必要時(shí)要經(jīng)實(shí)際測(cè)定等調(diào)查方法,抽取一定樣本,查證發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和獲取客觀證據(jù)。
由于流程審計(jì)一般都是基于改進(jìn)需求的,所以可以在現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)的時(shí)候同時(shí)了解流程團(tuán)隊(duì)對(duì)于流程問(wèn)題與改進(jìn)需求的建議。這些雖然不會(huì)作為流程體系審計(jì)結(jié)論的主要依據(jù),但可以為流程優(yōu)化提供更多的輸入。
現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)要注意客觀性,盡量減少主觀信息收集。例如在了解流程處理時(shí)效的時(shí)候,不建議采取詢問(wèn)受審方感覺(jué)到的時(shí)長(zhǎng),而建議直接通過(guò)在現(xiàn)場(chǎng)用手表測(cè)量實(shí)際流程花費(fèi)的時(shí)間。
一般常用的審計(jì)方法有:
●問(wèn):要善于提問(wèn),以檢查表為主線,抓住主題,適當(dāng)延伸。
●聽(tīng):要注意傾聽(tīng),觀察對(duì)方態(tài)度、表情及反應(yīng),并適當(dāng)引導(dǎo)。
●看:要仔細(xì)觀察,注意現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境、設(shè)備、產(chǎn)品、標(biāo)記及有關(guān)記錄。
●記:要做好記錄,“口問(wèn)手寫(xiě)”,對(duì)調(diào)查獲取的信息、證據(jù)做好記錄,包括問(wèn)題發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事實(shí)描述、憑證材料、涉及文件,以作判斷依據(jù)。
以我們的經(jīng)驗(yàn),審核時(shí)最關(guān)鍵的是論證審核所獲得的信息的真實(shí)性。例如在提問(wèn)的時(shí)候,抽查被問(wèn)人員時(shí),要了解他的背景,如績(jī)效、個(gè)性測(cè)評(píng)資料等,最好是能夠從正反兩面進(jìn)行驗(yàn)證,例如找一名績(jī)優(yōu)員工與績(jī)差員工分別進(jìn)行訪談。
流程審計(jì)抽樣的關(guān)鍵點(diǎn):
●樣本數(shù)量的選擇。建議采取樣本總量開(kāi)根號(hào),例如樣本總量為100,抽10個(gè)就足以有代表性了。
●為保證抽樣的隨機(jī)性,抽樣要注意分層,要將不同類別的樣本做區(qū)分,比如按重要性、區(qū)域、崗位等,盡量使各層次的樣本都能夠抽到;
●抽樣做到獨(dú)立性,要做到審計(jì)組自己選取,而不是受審方。