為了及時掌握各項目的進度，項目總管會要求各項目秘書每周匯報項目進度， 同時也會定期（比如每兩周）召開項目經理會議，就各項目的進度及遇到的關鍵問題進行討論。最后形成流程優化項目跟進表，如表6 -17所示。必要時，項目總管還會參與一些可控度稍低的項目的重要會議，如項目啟動會、優化思路討論會、IT方案設計討論會、上線倒計時會議等。當個別項目遇到重大問題需要決策時（特別是設計到職責調整或非預期的重大資源投入時），項目總管會代表項目組把需要公司高層決策的問題統一提交給管理改進委員會或公司領導決策。

項目總管對各項目的關鍵點要比較清楚。對各項目的管理，其實最核心的還是對各項目關鍵點的把控，可以像表6-18 -樣，形成流程優化子項目關鍵問題匯總表。